5 Tipps für das perfekte Online Meeting

5 Tipps worauf man bei Online Meetings achten sollte

Homeoffice und Remote Work – diese Begriffe sind derzeit aus unserem täglichen Sprachgebrauch nicht mehr wegzudenken. Doch was für viele nach dem absoluten Traum klingt „in Jogginghose und mit Kaffeetasse im Bett zu arbeiten“ kann auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Vor allem der so wichtige Austausch mit Kollegen kann momentan nur über virtuelle Meetings ablaufen. Genau dabei gilt es aber, auf einige Dinge zu achten, damit die Meetings auch möglichst effektiv sind.

Herausforderungen bei Online Meetings

Mittlerweile haben die meisten schon etwas Erfahrung im Bereich Homeoffice gesammelt und sicherlich schon das ein oder andere Videomeeting erlebt. Bestimmt hat der ein oder andere auch schon mit einigen Herausforderungen zu kämpfen gehabt. Sei es die Installation des Video-Tools, dessen Bedienung oder einfach nur die ungewohnte Situation beim Online Meeting. Außerdem führt Remote Work unweigerlich dazu, dass sich unser Berufsleben und unser Privatleben vermischen: wir arbeiten dort, wo wir leben. Was vielen nicht bewusst ist – durch Videocalls geben wir unseren Kollegen auch einen Einblick in unser Privatleben. Das kann zwar in vielen Fällen sehr amüsant und niedlich sein, birgt aber auch die Gefahr diese Meetings unnötig in die länge zu ziehen. Zudem sind es die meisten Menschen nicht gewohnt, sich auf einem Bildschirm zu sehen und fühlen sich dadurch oftmals unwohl.

Es war wohl niemand so richtig auf die jetzige Situation vorbereitet. Dennoch geht es nun darum, das Beste daraus zu machen und sich so gut wie möglich zu adaptieren. Wenn man sich jedoch an ein paar Tipps zum Thema Online Meeting hält, werden diese auch bald fast so effektiv wie Reale sein.

 

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  1. Setup testen

Eine der größten Herausforderungen bei Online Meetings ist die Technik. Fast nichts stört bei einem Meeting so sehr wie ein verpixeltes Bild oder eine schlechte Tonqualität. Wenn die Qualität in diesen Bereichen so niedrig ist, sollte man über die Sinnhaftigkeit eines solchen Online Meetings nochmal nachdenken.

Um für bessere Qualität zu sorgen, sollte man vorab ein paar Testläufe machen und überprüfen, ob Webcam, Internetverbindung und Audioqualität passen. Außerdem sollte man den Bildschirm so ausrichten, dass man für die anderen Meeting-Teilnehmer gut zu sehen ist. Im Sinne der Professionalität wäre es auch, darauf zu achten, was sich im Hintergrund befindet, was die anderen Teilnehmer sehen könnten (schmutzige Wäsche, Alkoholflaschen, usw…). Um die Audioqualität zu testen wäre es sinnvoll, einen Freund anzurufen und bei Bedarf die Einstellungen nachzujustieren, sodass beim echten Meeting alles reibungslos funktioniert und man nicht dadurch abgelenkt wird. Da derzeit viele Menschen im Homeoffice sind, wird das Internet natürlich sehr stark belastet und es kann zu Verbindungsproblemen bzw. reduzierter Geschwindigkeit kommen. Die Geschwindigkeit seines Internets kann jeder ganz einfach unter www.speedtest.net testen. Bei einer Geschwindigkeit von unter 20 megabits kann es zu Verpixelung kommen.

 

  1. Mikrofon stummschalten

Viele Menschen vergessen, ihr Mikrofon stummzuschalten bevor sie einem Meeting beitreten. Das kann dazu führen, dass unangenehme Hintergrundgeräusche entstehen. Um dies zu vermeiden, gibt es bei Video-Chat-Diensten wie Zoom oder Google Hangouts die Möglichkeit, das Mikrofon vor der Teilnahme an einem Meeting auf Stumm zu schalten. Das Mikrofon sollte nur dann nicht stummgeschalten sein, wenn man an der Reihe ist. Das Ganze dient dazu, Unruhe zu vermeiden, damit sich alle auf das Wesentliche konzentrieren können und nicht abgelenkt werden.

 

  1. Grenzen setzen

Wie oben bereits erwähnt, vermischen sich privates und berufliches Leben im Homeoffice oft. Um trotzdem effektiv arbeiten zu können, braucht aber auch das Homeoffice-Arbeiten ein paar Richtlinien und Grenzen, damit es funktioniert. Denn bei einem wichtigen Business-Meeting müssen die Kinder, die Spielzeuge durch die Gegend werfen, der Partner im Bademantel oder die Katze, die am Tisch liegt, nicht unbedingt zu sehen sein. Deshalb ist es wichtig, für ein Online Meeting auch den geeigneten Ort auszuwählen – am besten ein Rückzugsort, wo man auch einmal die Tür zu machen kann, damit man nicht gestört werden kann. Das trägt zu einer ruhigeren und entspannteren Arbeitsatmosphäre bei und überträgt sich auch auf das Meeting. Wer kein Büro zuhause hat, kann das Ganze auch am Esstisch machen und den Bildschirm zur Wand richten – so wirkt es gleich viel professioneller.

 

  1. Ordnung hineinbringen

Besonders in Homeoffice – Zeiten ist Organisation das A & O. Ein anderes Setting, im Bett, am Esstisch oder im Büro zuhause lässt die Atmosphäre viel privater werden. Dadurch ist die Gefahr, dass man vom Thema abdriftet, sehr groß – vor allem bei einem Meeting unter Kollegen, die sich auch privat gut verstehen. Um Online Meetings organisierter zu gestalten, gibt es einige Tipps für Manager. Zunächst ist es von Vorteil, eine Agenda festzulegen, damit jeder weiß, worum es geht und was er vorbereiten soll. Außerdem sollte man sich ein paar Kommunikationsregeln überlegen und festlegen, wann wer spricht, damit man die unangenehme Stille vermeiden kann.

 

  1. Aufmerksam sein

Ein sehr wichtiger Punkt für gelungene Kommunikation ist Aufmerksamkeit. Es ist ein Zeichen der Wertschätzung, wenn man sich voll und ganz auf seine/n Gesprächspartner konzentriert und wirklich aktiv zuhört. Wer dafür keine Zeit hat und daneben tausend Dinge erledigen muss, sollte sich überlegen, ob es nicht höflicher wäre, im Voraus abzusagen. Das Meeting wird einfach effektiver, wenn alle zu 100 Prozent bei der Sache sind. Außerdem ermöglicht Zoom dem „Host“, also dem Gastgeber, zu sehen, wenn Teilnehmer die App für mehr als 30 Sekunden verlassen, um auf anderen Seiten zu surfen. Also aufgepasst!

Auf die Situation, in der wir uns derzeit befinden, war niemand so richtig vorbereitet. Sie stellt uns vor zahlreiche Herausforderungen und zwingt uns dazu, uns anzupassen. Wer sich jedoch an ein paar Regeln hält und sich die Tipps zu Herzen nimmt, wird diese Hürde auch ganz bestimmt erfolgreich meistern.

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