Remote Work: Von Arbeitnehmenden geliebt. Remote Teams führen: Von Führungskräften gefürchtet. Die neue Arbeitswelt hält zahlreiche neue Herausforderungen parat. Die Beliebtheit von Remote Work und Co. hat in den letzten Jahren exponentiell zugenommen. Mitarbeitende profitieren dadurch von weitaus mehr Freiheit und Flexibilität im Arbeitsalltag.  Remote-Teams zu führen, ist jedoch alles andere als einfach und stellt für Führungskräfte eine echte Herausforderung dar. Wir teilen unsere 5 Top-Tipps für Manager*innen, die den Sprung zur Telearbeit erfolgreich umsetzen wollen. 

Remote Teams führen: 5 Tipps für Anfänger*innen

Vertrauen, Kommunikation, klare Erwartungen und die richtigen Tools – mithilfe unserer Liste wirst du in der Führung von Remote Teams garantiert erfolgreich sein. Ganz gleich, ob du dein Unternehmen gerade auf Remote Work umstellst, oder eine neue Führungskraft bist, die sich in der Welt der virtuellen Teams zurechtfindet – dieser Guide hat alle Infos, die du brauchst, um durchzustarten.

1. Optimiere deine Kommunikation

Remote Teams führen kann, wer effizient kommuniziert. Und das hat einen guten Grund: Ist dein Team verstreut, gestaltet sich die klare Kommunikation viel schwieriger als im Büro. Daher ist es wichtig, klare Kommunikationskanäle und -protokolle einzurichten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Dabei könnten regelmäßige virtuelle Teambesprechungen, Videokonferenzen oder Instant-Messaging-Apps helfen.

Darüber hinaus spielt die Kommunikation beim Aufbau von Vertrauen und der Aufrechterhaltung gesunder Arbeitsbeziehungen eine entscheidende Rolle. Der Aufbau von Vertrauen ist ein stetiger Prozess, der nur durch klare Kommunikation erreicht werden kann. Virtuelle Teambuilding-Events könne dabei helfen, Mauern abzubauen und die Kommunikation unter Kolleg*innen zu fördern. Durch effektive Kommunikation kannst du starke Beziehungen zu deinem Remote Team aufbauen und eine positive Arbeitskultur schaffen, die deine Unternehmensziele unterstützt.

Unsere Top-Tipps:

  • Regelmäßige Teambesprechungen: Das Team regelmäßig zu sehen, ist vor allem im Homeoffice wichtig, selbst wenn es nur einmal am Tag ist. Wir kommen jeden Tag mit dem gesamten Team zu unserem Daily Meeting zusammen, bei dem wir kurz den vergangenen Arbeitstag und die aktuellen Aufgaben besprechen. Wir merken, dass unser tägliches Meeting einen enormen Einfluss auf die Zusammenarbeit und den Teamspirit hat, und wir uns mit Kolleg*innen verbundener fühlen.
  • Effiziente Kommunikation: Regelmäßiger Kontakt mit den Kolleg*innen ist wichtig, um Vertrauen aufzubauen und eine starke Unternehmenskultur zu schaffen. Wenn du es mit Online-Meetings allerdings übertreibst, wird die Produktivität deines Teams leiden. Versuche herauszufinden, welch. Versuche außerdem, unnötig lange Meetings zu vermeiden. Jede Besprechung sollte ein klares Ziel haben und zeitlich begrenzt sein.
  • Persönliche Gespräche: Wird remote gearbeitet, lassen sich die klassischen „Water-Cooler“-Gespräche nur schwer nachstellen, sodass Mitarbeiter*innen manchmal wochenlang kein einziges persönliches Gespräch führen. Persönliche Gespräche sind jedoch sehr wichtig für deine Remote-Kultur. Am Ende unseres wöchentlichen Joure Fixe stellen wir immer eine persönliche Frage, die jede*r Mitarbeiter*in beantwortet. Wir haben auch ein neues Get2know-Format eingeführt, bei dem wir jeden Monat 15 Minuten mit einem zufällig ausgewählten Teammitglied für ein persönliches Gespräch einplanen.

2. Technologie

Ob du willst oder nicht, die richtige Technologie ist für Remote Work unerlässlich. Mithilfe smarter Tools lassen sich Kommunikation, Projektmanagement und Zusammenarbeit viel einfacher managen. Es gibt eine Vielzahl an Tools, die dir bei der Führung deines Remote-Teams helfen können, von Videokonferenzsoftware wie Zoom und Google Meet bis hin zu Projektmanagementplattformen wie Trello, Asana oder Slack.

Die richtigen Tools verbessern nicht nur die Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern helfen dir auch, Fortschritte zu verfolgen, Fristen einzuhalten und deine Zeit besser zu verwalten. Wenn du einen klaren Überblick über die Fortschritte deines Teams hast, kannst du Probleme oder Engpässe schnell erkennen und Maßnahmen zu deren Behebung ergreifen. Darüber hinaus lassen sich Dateien und Dokumente auf sichere Weise nutzen, sodass dein Team problemlos auf die Informationen zugreifen kann, die es für eine effiziente Arbeit benötigt. Insgesamt sparst du durch die Investition in die richtigen Tools Zeit und Mühe, die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessern und deinem Remote-Team zum Erfolg verhelfen.

Remote Teams führen: Virtuelles Office

Unsere Top-Tipps:

  • Remote Workspaces: MS Teams und Skype-Meetings sind in Ordnung und funktionieren gut, vor allem, wenn du gerade erst auf Remote Work umstellst. Die Einrichtung eines eigenen Remote Workspaces kann jedoch Wunder für deine Kultur bewirken. Wir arbeiten jeden Tag in unserem virtuellen Büro zusammen, was die Kommunikation und Zusammenarbeit um einiges leichter macht. 
  • Gib jedem Tool einen Zweck: Mittlerweile gibt es einen Überschuss an Remote-Tools am Markt. Tatsache ist, dass du nicht alle brauchst. Verwendest du zu viele Tools, hat dein Team möglicherweise Schwierigkeiten alle optimal zu nutzen. Wir empfehlen, mit einem Videokonferenz-Tool (oder Remote Workspace), einem Tool für die schriftliche Kommunikation (z. B. Slack) und einem für die Speicherung von Informationen (z. B. Notion) zu starten.
  • Keine E-Mail-Kommunikation: E-Mails sind für die Kontaktaufnahme mit Kund*innen gedacht, nicht für die interne Kommunikation. Es gibt viel bessere Tools, die die interne Kommunikation wirklich einfach und bequem machen. Wir persönlich verwenden gerne Slack, da es das Erstellen von Kanälen und Gruppen ermöglicht, sodass jede*r die Informationen erhält, die er/sie wirklich braucht.

3. Ziele, Verantwortlichkeiten und Rollen

Wenn man vom Büro aus arbeitet, ergeben sich Teamrollen und Verantwortlichkeiten oft während des Arbeitstages automatisch. Ohne klare Ziele und Verantwortlichkeiten fehlt es den Mitarbeiter*innen an Orientierung und Konzentration, was zu verpassten Terminen, geringerer Produktivität und schlechter Arbeitsmoral führt. Durch die Festlegung spezifischer, messbarer, erreichbarer, relevanter und zeitgebundener Ziele kannst du einen Fahrplan für dein Remote-Team erstellen, der Motivation und Engagement steigert. 

Regelmäßige Besprechungen und Fortschrittsberichte können dazu beitragen, dass sich die Teammitglieder abstimmen und mehr Verantwortung übernehmen. Projekte und Fristen werden so eher im vorgegeben Zeitraum abgeschlossen. Das Feiern von Erfolgen und Meilensteinen steigert Moral und Motivation, weiter auf die gesetzten Ziele hinzuarbeiten.

Remote Teams führen: Notion

Unsere Top-Tipps:

  • Performance messen: Wie viele Stunden deine Mitarbeitenden bei der Arbeit verbringen, sagt nichts über ihre Leistung aus. Die Leistungsmessung sollte sich auf den tatsächlichen Arbeitsoutput konzentrieren. Die Festlegung von KPIs für jede Rolle kann ein effizienter Weg sein, um den Erfolg deines Teams langfristig zu messen. Finde Prozesse und Systeme, die für dich funktionieren und für deine Teammitglieder transparent sind.
  • Kläre Verantwortlichkeiten: Wird remote gearbeitet, haben viele Mitarbeiter*innen Schwierigkeiten, ihre Rollen und Zuständigkeiten klar zu definieren. Unsere Eventmanager*innen haben beispielsweise einen klaren Leitfaden für den gesamten Eventprozess (der in unserem gemeinsamen Notion-Konto dokumentiert ist) – vom ersten Kundenkontakt bis hin zu den organisatorischen Aufgaben bei Events und Locations. Eine klare Roadmap zeigt den Mitarbeiter*innen, was sie wann zu tun haben.
  • Setze individuelle Ziele: Die Übereinstimmung zwischen den Unternehmenszielen und den Zielen der einzelnen Teammitglieder kann sich positiv auf Ihre Produktivität auswirken. Wir legen Unternehmens-OKRs (Objectives and Key Results) für jedes Quartal fest, z. B.: „Wir wollen XY Besucher*innen auf unsere Website locken“. Dann überlegen wir, wie Teammitglieder individuell zum Unternehmensziel beitragen können, und legen ihre eigenen individuellen OKRs entsprechend fest.

4. Remote Teams führen und Teamentwicklung

Ohne die richtige Führung kann die Arbeit aus der Ferne sowohl für dich als auch für deine Mitarbeiter*innen zu einem Albtraum werden. Gib deinem Team Vorgaben und Anweisungen, aber auch die Autonomie, Entscheidungen zu treffen und Probleme eigenständig zu lösen. Das passiert natürlich nicht von heute auf morgen, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess und ein wichtiger Teil der Teamentwicklung. Ermutige deine Teammitglieder, Initiative zu ergreifen und mit deiner Unterstützung proaktiv zu handeln.

Als Manager*in hast du außerdem Vorbildfunktion. Lebe Qualitäten, die du dir von deinem Team wünscht, selbst vor. Ermutige dein Team, Feedback zu geben und berücksichtige es bei deinen Entscheidungen. Auf diese Weise fühlen sich deine Teammitglieder wertgeschätzt. Mit Teambuildungs- und Teamentwicklungs-Lösungen kannst du diesen Prozess beschleunigen. Schließlich solltest du deinen Teammitgliedern die Möglichkeit geben, ihre individuellen beruflichen Fähigkeiten zu entwickeln. Dazu können Mentoring, Coaching oder Schulungsprogramme gehören, die sich auf die Entwicklung von Führungskräften konzentrieren.

Unsere Top-Tipps:

  • Nutze internationales Recruiting: Remote Work bringt nicht nur Vorteile für Arbeitnehmer*innen, sondern auch für dich als Führungskraft. Einer der offensichtlichsten ist der große Talentepool, aus dem du rekrutieren kannst. Der*Die Kandidat*in, der*die dein Team am besten ergänzt, lebt vielleicht nicht in deiner Stadt, deinem Bundesland oder sogar deinem Land. Trau dich also, international zu rekrutieren! 
  • Arbeite an deiner Kultur: Deine Mitarbeiter*innen können nur dann ihr Bestes geben, wenn die Kultur im Unternehmen stimmt. Konflikte und Missverständnisse können leicht entstehen, wenn remote gearbeitet wird. Deshalb empfehlen wir Maßnahmen zur Teamentwicklung wie einen virtuellen Kommunikationsworkshop oder ein Seminar.
  • Fördere die persönliche Entwicklung: Deine Mitarbeiter*innen sind dein wichtigstes Kapital. Wenn du ihnen die Möglichkeit gibst, sich in ihrer Arbeit zu entfalten, ist das ein großer Gewinn für alle Beteiligten. Durch interne oder externe Schulungsprogramme und Coaching haben sie die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu entwickeln, die auch dir zugutekommen können.

5. Klare Regeln aufstellen

Wenn es um die Verwaltung von Remote Teams geht, ist es wichtig, von Anfang an eine Reihe von Regeln und Rahmenbedingungen festzulegen. Klare Richtlinien tragen dazu bei, dass alle auf dieselben Ziele hinarbeiten. So können Erwartungen in Bezug auf Kommunikation, Aufgabenmanagement und Produktivität festgelegt werden.

Wir empfehlen dir, diese Leitlinien bereits zu Beginn deiner Umstellung auf Remote Work festzulegen, da sie deinem Team helfen werden, sich nahtlos einzuleben. So vermeidest du Missverständnisse und stellst sicher, dass alle effektiv und effizient arbeiten. Insgesamt ist die Festlegung von Regeln und Rahmenbedingungen ein wichtiger Schritt für den Einstieg in die Fernarbeit, da sie dazu beitragen, einen klaren Weg für alle Beteiligten zu schaffen.

Remote Teams führen: Daily Board

Unsere Top-Tipps:

  • Verfügbarkeit: Remote Work ist oft mit einem flexiblen Zeitplan verbunden. Dadurch haben Mitarbeitende oft das Gefühl, ständig verfügbar sein zu müssen. Dadurch kann die Work-Life-Balance beeinträchtigt werden. Lege klare Zeiten fest, an denen Mitarbeitende verfügbar sein sollten und wann nicht. Du kannst deine Mitarbeiter*innen auch dazu ermutigen, ihre Benachrichtigungen auszuschalten, wenn sie nicht arbeiten, was mit Apps wie Slack leicht möglich ist.
  • Ausrüstung: Die richtige Ausrüstung kann über die Art und Weise, wie du aus der Ferne arbeitest, entscheiden. Vergewissere dich, dass deine Mitarbeiter*innen mit allem ausgestattet sind, was sie für eine erfolgreiche Arbeit benötigen. Dazu gehören zumindest ein Laptop, ergonomischer Schreibtische und Stühle sowie eine stabile und sichere Internetverbindung.
  • Ort: Heimarbeit und Fernarbeit sind nicht unbedingt dasselbe. Fernarbeit kann auch in einem Café, im Zug oder sogar in einem anderen Land stattfinden. Lege klare Regeln für den Arbeitsort fest, um dir arbeitsrechtliche Probleme zu ersparen. 

Remote Teams führen: Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Management von Remote Mitarbeiter*innen eine große Herausforderung ist. Befolgst du unsere Top-Tipps, wird dein Team im Homeoffice produktiv, engagiert und verbunden bleiben. Denk daran, effektiv zu kommunizieren, klare Erwartungen zu formulieren, ein Gemeinschaftsgefühl zu fördern, Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten und eine gute Work-Life-Balance in den Vordergrund zu stellen. Durch die Umsetzung dieser Strategien kannst du ein starkes und erfolgreiches Remote-Team aufbauen, das sich in der heutigen, sich ständig verändernden Arbeitswelt behaupten kann.

VIDEO: 21 Regeln für das Führen von Remote Teams

FAQs Remote Teams führen

Das Management eines Remote-Teams kann eine Herausforderung sein, aber es ist die Mühe wert. Ein gut funktionierendes Remote-Team ist vielfältig, agil und hat eine hohe Mitarbeiter*innenzufriedenheit. Die Arbeit aus der Ferne spart außerdem eine Menge Kosten für Büroräumlichkeiten und das Pendeln deiner Mitarbeiter*innen.

Es gibt viele großartige Tools für das Management von Remote-Teams. Im Laufe der letzten Jahre ist die Auswahl an Programmen immer besser geworden. Welche Tools du verwendest, hängt jedoch von dir und den individuellen Bedürfnissen deines Teams ab. Unser Tipp: Sei wählerisch bei den Tools, die du verwendest. Sind es zu viele, kann das deine Produktivität eher behindern als fördern.