Was ist ein Jour fixe?

Unter Jour fixe (franz.: fester Tag) versteht man einen vereinbarten, regelmäßigen Termin eines kleines Personenkreises.

Dieser sogenannte Jour fixe wird in regelmäßigen Abständen wiederholt – wöchentlich oder monatlich – wodurch er sich klar von einem Meeting, welches oft kurzfristig anberaumt wird, abgrenzt. Im Geschäftsalltag hat sich der Jour fixe vor allem im Projektmanagement konstituiert.

Die Vorteile eines Jour fixe

Kommunikation ist das stärkste Bindemittel zwischen Menschen und somit auch im Arbeitsalltag unerlässlich für ein gut funktionierendes Team. Aufgrund der Regelmäßigkeit bringt ein Jour fixe einige Vorteile mit sich:

  • Da die Termine für den Jour fixe schon weit im Voraus feststehen, besteht für alle Mitarbeiter genügend Zeit, sich ausreichend vorzubereiten.
  • Durch den lang geplanten und regelmäßigen Termin wird die Anwesenheit der meisten Teilnehmer sichergestellt.
  • Er fördert die interne, regelmäßige Kommunikation.
  • Ein Jour fixe wird vor allem im Projektmanagement genutzt und ermöglicht, alle Mitarbeiter auf denselben Wissensstand bezüglich aktueller Projekte und Aufgaben zu bringen, sowie das weitere Vorgehen einzelner Schritte zu planen.
  • Ein Jour fixe bietet die Möglichkeit in regelmäßigen Abständen, Feedback zu erhalten und Feedback zu geben.

Ablauf eines Jour fixe

  • Vorbereitung

Ein Jour fixe sollte gut vorbereitet sein. In erster Linie bedeutet das die Festlegung des betroffenen Personenkreises. Dabei gilt zu klären, wer soll bei den regelmäßigen Treffen dabei sein, für wen sind die Themen von Interesse, wer ist am konkreten Projekt beteiligt!?

Da ein Jour fixe von Regelmäßigkeit lebt, sollte in Absprache mit allen Beteiligten, ein sich wiederholender Termin gefunden werden.

Ein jeder Teilnehmer soll um den Nutzen eines Jour fixe Bescheid wissen. Welche Ziele sollen mit einem Jour fixe erreicht werden und was wird von den einzelnen Teilnehmern erwartet?

  • Erstellen einer Agenda

Um einen strukturierten und zielführenden Ablauf zu gewährleisten, sollte die Tagesordnung des Jour fixe mit allen wichtigen Themen und dem groben Ablauf niedergeschrieben und an die Teilnehmer versendet werden. Im besten Fall ein paar Tage vor dem Jour fixe, um eine Vorbereitung seitens der Teilnehmer zu garantieren.

  • Konkreter Ablauf des Jour fixe

Zu Beginn werden kurz alle nötigen Informationen zusammengetragen, damit wirklich alle Teilnehmer auf demselben Stand sind.

Im nächsten Schritt beginnt man mit dem Abarbeiten der Agenda. Im besten Fall beginnt man mit den leichteren Themen, damit jeder Teilnehmer gut in die Diskussion finden kann, bevor es mit den komplexeren Punkten weiter geht.

Um einen angenehmen Abschluss zu schaffen, empfiehlt es sich den Jour fixe mit einem lockeren, positiven Thema wieder zu beenden.

Ein Jour fixe sollte nicht allzu lang angesetzt werden. 30 – 45 min reichen aus. Sollte diese Zeitspanne dann doch zu knapp sein, empfiehlt es sich besser die Anzahl der Jour fixe zu erhöhen, als diese einfach länger zu planen.

  • Erstellen eines Protokolls

Im Anschluss an den Jour fixe, sollten Ablauf, Informationen und weitere geplante Schritte in einem Protokoll festgehalten werden.