Mit Remote Workspaces Mitarbeitermangel einfach lösen

Remote-Unternehmen sind als Arbeitgeber attraktiver. Das ist längst kein Geheimnis mehr. Aktuell gibt es ein Tauziehen um die Homeoffice-Quote. Remote Work als Lösung und nicht als Problem zu sehen, ist für manche Unternehmen noch undenkbar. Dabei liegen die wahren Probleme aktuell beim Mangel an Bewerbungen sowie einer erhöhten Kündigungsrate. Passende Kandidat*innen innerhalb des eigenen Einzugsgebietes zu rekrutieren, wird zunehmend zur Herausforderung. Ortsunabhängiges Arbeiten wird vom „nice-to-have“ zum essenziellen Erfolgsfaktor am Arbeitsmarkt. In einer Zeit, in der die Tische in den Unternehmen monatelang leer bleiben und bestehende Arbeitskräfte durch Unterbesetzung überarbeitet sind, ist Remote Work für viele Branchen die beste, wenn nicht sogar die einzige Lösung.

Mitarbeitermangel

Der Mangel an Arbeitskräften hat viele Branchen aktuell fest im Griff. So geben laut einer Studie des IBW 87% der befragten Betriebe in Österreich an, dass es ihnen an Arbeitskräften fehlt. Im Vergleich zum Jahr 2021 hat sich der Fachkräftemangel in allen Branchen verstärkt. In fast jeder Branche geben mehr als 50% der befragten Betriebe an, dass sie den Personalmangel deutlich spüren.  

Viele von uns können sich noch gut an Zeiten erinnern, in denen sich Unternehmen die qualifiziertesten Mitarbeitenden aussuchen konnten, die am besten zum Unternehmen passen. Dieses Blatt hat sich jetzt gewendet. Stichwort New Work: Unternehmen müssen die besten Talente nun von sich überzeugen, und nicht umgekehrt. 

Die Ursachen für diese Entwicklung sind vielfältig:

  • Demografischer Wandel: Die Generation der Babyboomer geht in Pension. Viele Arbeitsstellen bleiben dadurch unbesetzt.
  • Die jüngere Generation hat ganz andere Erwartungen an die Arbeitswelt. Viele wollen keine 40-Stunden-Woche, sondern wünschen sich mehr Flexibilität, die sich besser mit Freizeit und Familie vereinen lassen.
  • Die Krise der letzten 2 ½ Jahre hat dazu geführt, dass in einem Großteil der Unternehmen wenig neue Mitarbeitende eingestellt wurden und sich von vielen getrennt haben.
  • Die Teilzeitquote in Österreich liegt aktuell bei satten 29 Prozent, bei Frauen sogar bei 50 Prozent.
  • Viele zieht es weg von den hektischen Städten aufs Land. Es braucht eine Arbeit, die sich damit vereinen lässt. Für den Job umziehen wollen nur noch die Wenigsten.

Remote Work als Win-Win-Lösung sehen

Laut einer Studie des Meinungsforschungsinstituts Kantar wollen drei von vier Befragten nicht mehr ins physische Büro. Fixe Büro- und Homeoffice-Tage, wie es beispielsweise bei Apple der Fall ist, wirken sich negativ auf die Zufriedenheit von Mitarbeitenden aus. 5 Tage Bürozwang führen nicht nur zu Kündigungsgedanken bei bestehenden Arbeitnehmer*innen, sondern schlagen sich auch in fehlenden Bewerbungen nieder. 

Zudem sind sich rund 64% der befragten Personalleiter*innen einer IWG-Studie einig, dass remote Arbeitskräfte die beste Lösung für den aktuellen Mitarbeitermangel sind. Egal ob im In- oder Ausland gehired wird, mit Remote Work wird der Pool an Talenten größer. Es wird dadurch leichter, die passende Person für eine Stelle zu finden. Ganz ohne Umzug und Büropflicht. 

Der Gamechanger: Das virtuelle Büro (oder Remote Workspace)

Gemeinschaftsgefühl, Zusammenhalt und Passion: Diese Aspekte können nicht mit ergonomischen Schreibtischstühlen und Zoom-Happy-Hours geformt werden. Das Schaffen einer Remote Kultur erfordert Zeit und ist kein “Quick-Fix”. Welche Schritte uns dabei geholfen haben, digital näher zusammenzurücken? Allen voran unser virtuelles Büro, das Herzstück unserer Zusammenarbeit!

Auf den ersten Blick wirkt das virtuelle Büro wie ein Gimmick, das oft skeptische Blicke erntet. Der Look unseres virtuellen Büros erinnert an nostalgische Gameboy-Spiele. Dadurch soll die Zusammenarbeit und das Wir-Gefühl im Team profitieren? 

Ja! Spielelemente im Arbeitsalltag einzubauen, nennt sich Gamification. Es ist ein einfacher Weg, Mitarbeitende in den Büroalltag einzubinden, zu motivieren und online zu begeistern. Einer Talent Lms Studie zufolge fühlen sich 89% der befragten Mitarbeitenden produktiver, wenn ihr Arbeitsalltag Gamification beinhaltet. Spielerische Elemente mit der Arbeit zu verbinden ist nichts Neues und wird bereits von Unternehmen wie Google, Engine Yard und Microsoft im Arbeitsalltag verwendet.

Darum ist das virtuelle Büro unersetzlich

Um den Mehrwert des virtuellen Büros zu verstehen, braucht es einen kurzen Exkurs zur Hirnforschung. Im Gespräch mit Dr. Bernd Hufnagl erzählt er uns, dass unser Gehirn alle verfügbaren Sinne nutzt, um die erlebte Realität zu erstellen. Die klassische “Büro-Realität” wird also durch unsere Kolleg*innen am Tisch nebenan, das Klappern der Computertastaturen und der Atmosphäre im Büro geschaffen. Unser Gehirn verarbeitet diese Eindrücke und signalisiert uns: “Okay, du bist jetzt im Büro.” Da im Büroumfeld meist konzentriert gearbeitet wird, wechselt unser Gehirn automatisch in den Arbeitsmodus. 

Sitzen wir zu Hause vorm Laptop, bleiben die Sinneseindrücke vom Büro aus. Wir sind nicht bei der Arbeit, sondern alleine in unseren eigenen vier Wänden. Sind die Kolleg*innen nur aufgelistete Namen im Slack-Channel, wird konzentriertes Arbeiten, Kollaboration, Kultur und Zusammenhalt zum Problem. 

Jetzt kommt das virtuelle Büro ins Spiel. Hier bekommt das Gehirn wesentlich mehr Büro-Kontext als in MS Teams, Google Meet und Co. Man bekommt wirklich mit, was die Kolleg*innen gerade machen. Egal ob im Meetingraum Kund*innen empfangen werden, Kolleg*innen gemeinsam an einem Problem arbeiten oder im täglichen Meeting das gesamte Team zusammenkommt: Unser virtuelles Büro wird immer realer. Wir füllen und verknüpfen es mit Erinnerungen und Ritualen. Der Vorteil: Wir müssen nicht ins physische Büro gehen, um Teamgeist, Kultur und das „Bürogefühl“ zu erleben. Dazu müssen wir einfach nur den Laptop aufklappen. Egal, wo wir gerade sind. 

Interessant zu beobachten: Durch ein funktionierendes Remote Work Setting ist es uns gelungen, Beziehungen, Freundschaften und den Teamspirit deutlich zu steigern. Wir sitzen in verschiedenen Ländern und obwohl wir mehrere 100 km voneinander getrennt sind, haben wir tagtäglich das Gefühl „gemeinsam in einem Büro zu sitzen”. Dadurch fühlen wir uns stärker miteinander verbunden. Als Nebeneffekte nehmen wir paradoxerweise eine Steigerung der Büro-Präsenzzeiten an den Standorten wahr, da die gestärkten zwischenmenschlichen Beziehungen zum Bedürfnis führen, die Kolleg*innen auch offline zu sehen. 

Funktionen und Spielregeln

Jeder Mitarbeitende hat einen Avatar, mit dem man sich im virtuellen Büro frei bewegen kann. Stehen zwei oder mehr Kolleg*innen zusammen, öffnet sich ein Videofenster und man kann sich ungestört unterhalten. Meetings, Aktivitäten, Workshops oder Flurgespräche lassen sich mit einem virtuellen Büro ganz einfach aus dem echten ins virtuelle Büro übertragen. Du hast eine Frage oder willst einfach kurz plaudern? Dann schlenderst du wie im echten Leben direkt zur Person. 

In Meetingräumen sehen und hören sich alle automatisch. Mikrofon und Kamera können wahlweise jederzeit abgestellt werden. Die Funktion “Spotlight” bringt eine Person in den Fokus. Das ist hilfreich, wenn man sich auf eine*n Speaker*in konzentrieren will.

Mit einem Klick sieht man, wer aktuell erreichbar ist oder nicht gestört werden will. Dabei stellt man das Lämpchen im persönlichen Menü einfach von grün auf rot. Zusätzlich kann man seinen Status ändern und beispielsweise angeben, dass man beim Mittagessen ist.

Das virtuelle Büro schafft ein intensives Gemeinschaftsgefühl. Der eigentliche Gamechanger ist jedoch nicht die Software, sondern die Art und Weise, wie diese verwendet wird. Das beste und schönste virtuelle Büro liefert ohne richtige Verwendung keinen Mehrwert. Deshalb ist die Einhaltung der Spielregeln erfolgsentscheidend. Gut, dass sie simpel sind:

  • Wer am Laptop arbeitet, ist im virtuellen Büro.
  • Wer gerade nicht sprechen kann (weil z.B. in einem anderen Meeting), der stellt sich auf rot.

Remote-First Kultur schaffen

Der Remote Workspace bildet die Basis einer Remote-First-Kultur. Es ist allerdings nicht immer einfach, sich die Technik auch zunutze zu machen. Wie können Unternehmen ihre Werte auch im virtuellen Setting formen und leben? 

Der wichtigste Faktor: Kommunikation! Was in traditionellen Arbeitsmodellen schon tricky sein kann, ist remote erst recht eine Herausforderung. Persönliche Interaktionen müssen im remote Setting viel bewusster gelebt werden. Plane als Führungskraft regelmäßig Gespräche mit allen Mitarbeitenden ein. Schaffe zusätzlich den Raum für private Konversationen. Nicht nur zwischen Mitarbeitenden und Management, sondern auch zwischen Kolleg*innen. Mitarbeitende als Menschen wahrzunehmen, gemeinsam zu lachen und sich fern der Arbeit zu unterhalten, ist für viele Führungskräfte bereits offline eine Herausforderung. Im remote Setting sind diese Dinge jedoch noch wichtiger.

Die Macht der Rituale

Rituale spielen online als auch offline eine wichtige Rolle.  Sie stärken die Gemeinschaft und helfen dabei, gewollte Gewohnheiten anzutrainieren. Im traditionellen Büro gibt es in den meisten Unternehmen zahlreiche kulturprägende Abläufe und Rituale. Sei es der morgendliche Kaffeetratsch mit den Kolleg*innen, Geburtstagsfeiern oder ein Energizer vorm Meeting: Durch Rituale entsteht Zusammenhalt, Verbundenheit und Identität. 

Sie funktionieren am besten, wenn Mitarbeitende sie selbst einführen. Als Führungskraft solltest du jede Chance für ein neues Ritual fördern. Diese können von speziellen Willkommensgeschenken bis hin zum gemeinsamen Mittagessen reichen. Grundsätzlich gilt: umso außergewöhnlicher das Ritual, umso stärker die Wirkung. Weil die Funktionsweise von Ritualen offline wie online dieselbe ist, sollte man dieses Werkzeug auch remote nutzen. In vielen Fällen können Offline Rituale  – leicht abgewandelt – virtuell abgehalten werden. Bei einer Umstellung auf remote müssen bereits bestehende Rituale also nicht zwingend verloren gehen. Zu unseren liebsten Online-Ritualen zählen:

  • Das Daily Meeting: Dabei wird im virtuellen Büro kurz von allen Mitarbeitenden der vergangene und bevorstehende Arbeitstag besprochen. Probleme, Schwierigkeiten und Erfolge können dabei geteilt werden. Teammitglieder bleiben so über die täglichen Fortschritte ihrer Kolleg*innen informiert. Die Transparenz untereinander wird gefördert und schafft Raum für Kooperation. Das Daily soll kurz und knackig gehalten werden und nicht länger als zehn Minuten dauern. Jegliche Diskussionen oder Fragen, die sich aus dem Daily-Meeting ergeben, werden in Follow-Up-Meetings mit den betroffenen Personen besprochen.
  • Das Teilen von Erfolgen: Wir lieben es, die großartigen Leistungen unserer Kolleg*innen hervorzuheben und zu feiern. Ganz egal, ob wir von unseren Kund*innen positives Feedback erhalten oder unsere Projekte mal wieder in der Zeitung landen: Gute Neuigkeiten teilen wir am liebsten im Slack-Channel #all-well-done. Auch bei unseren Meetings im virtuellen Büro ist ein tosender Applaus für hervorragende Leistungen keine Seltenheit. 
  • Online-Teambuilding: Offline-Events bedürfen viel Planung und Ressourcen. Mehr als 2-3 mal im Jahr sind diese Events für viele Unternehmen nicht realisierbar. Um dazwischen trotzdem aktiv an der Kultur zu arbeiten, eignet sich Online-Teambuilding hervorragend. Online-Events sind weitaus flexibler und weniger zeitintensiv. Sie können also öfter in den Arbeitsalltag integriert werden. Das Gefühl von Zusammengehörigkeit und Spaß muss dabei nicht eingebüßt werden. 

Remote Recruiting

Ist das gesamte Unternehmen inkl. Kultur einmal digitalisiert, hat man grenzenlose Möglichkeiten im Recruiting. Zum einen kann der Bewerbungsprozess mithilfe verschiedenster Tools deutlich effizienter gestaltet werden. Für die Bewerbungsgespräche und das Überprüfen der fachlichen und sozialen Kompetenzen müssen sich Bewerber*in und Personaler*in nicht mehr gegenüber sitzen. 

Auch kulturelle Aspekte, die bei manchen Remote Recruiting Abläufen kaum integriert sind, werden mit virtuellem Büro viel präsenter. Beim gegenseitigen Kennenlernen (oder klassisch: Bewerbungsgespräch) im virtuellen Büro bekommen Bewerber*innen direkt einen Einblick in die Unternehmenskultur, schlendern durch den Gang und können bereits einigen Kolleg*innen vorgestellt werden. Eine deutliche Verbesserung zur aktuellen Situation, da reale Büroräumlichkeiten vielerorts nur noch spärlich besetzt sind und dadurch als ersten Eindruck das Gefühl von Einsamkeit vermitteln.

Unternehmen, die sich mit leeren Arbeitsmärkten herumschlagen, können mit virtuellen Büros

  • neue Talente überregional ansprechen und für sich gewinnen sowie
  • bestehende Mitarbeitende langfristig im Unternehmen halten

Ein Beispiel dafür ist die IT-Branche. Durch die voranschreitende Digitalisierung werden immer mehr IT-Fachkräfte gesucht. Personal, das auch vor Krisenbeginn schon knapp war. Mit virtuellem Büro können IT-Unternehmen global rekrutieren und Talente von überall in das Unternehmen integrieren. Mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Teilen der Welt sind Unternehmen wesentlich diverser und flexibler, wenn beispielsweise die Response-Time nicht mehr nur an eine Zeitzone gebunden ist. Zudem können verschiedene Märkte leichter bedient werden, was Expansionen vereinfacht.

Englisch als Unternehmenssprache

Wer international rekrutiert, erweitert neben dem Pool an Talenten auch den der Konkurrenten. Die Employer Brand beschränkt sich dabei fast gänzlich auf die Online-Präsenz. Englisch als Unternehmenssprache ist da ein Muss. Bei ursprünglich deutschsprachigen Unternehmen wie der Deutschen Bank, Daimler oder Adidas ist Englisch als Unternehmenssprache schon längst Standard. Die gewählte Unternehmenssprache darf niemanden ausschließen.

Regionalentwicklung durch Remote Work

All diese Entwicklungen laufen auf eins hinaus: Wo man gerade arbeitet, wird immer unwichtiger und damit flexibler. Die Resultate dieser Entwicklung sind kaum zu übersehen. Alleine im Jahr 2020 haben bereits rund 330,000 Bewohner*innen New York City verlassen und ihren Wohnsitz aufs Land gewechselt. Entwicklungen wie diese lassen sich nicht nur in den USA beobachten, sondern weltweit. Das Landleben lockt neben niedrigen Erhaltungskosten auch mit einer lebenswerten Umgebung. 

„Die Jungen flüchten vom Land in die Stadt“, das wurde in den vergangenen Jahrzehnten von ländlichen Regionen beklagt. Jetzt scheint sich der Spieß umzudrehen, denn die junge Generation kehrt aufs Land zurück. Nicht zuletzt, um ältere Familienmitglieder zu pflegen und ihre eigene Familie zu gründen. Die Entscheidung der Karriere richtet sich zunehmend danach, was vom gewählten Standort aus möglich ist. Für den Job umziehen kommt nur mehr für die wenigsten infrage. Diesen Trend können Unternehmen ländlicher Regionen nutzen und initiativ Talente mit Remote Stellen anlocken.

Probleme mit dem Abwandern wichtiger Leistungsträger haben jedoch nicht nur Regionen innerhalb eines Landes.  Unzählige Staaten kämpfen damit. Ganze Generationen sind z.B. von Ost- nach Westeuropa gezogen, weil sie dort bessere Chancen auf einen höheren Lebensstandard haben. Die IT-Branche in Rumänien erlebte in den letzten Jahren einen erheblichen Boom. Doch zog es IT-Spezialist*innen und damit das Knowhow und die Wertschöpfung in westliche  Länder. Mit Remote Workspaces können Mitarbeitende in ihren Heimatländern bleiben, dort den Wohlstand erhöhen und trotzdem voll integriert in den westlichen Unternehmen arbeiten.

Welche Zukunft des Arbeitsplatzes kommt mit Remote Workspaces?

Wenn digitale Lösungen die Großraumbüros der Welt weitgehend ersetzen, wie sieht dann der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Ist ein offline Zusammenkommen überhaupt noch notwendig?

Die Antwort ist: Ja! Die Offline-Zusammenarbeit ist nach wie vor ein Katalysator für Innovation und wird auch in Zukunft nicht an Relevanz verlieren. Fünfstöckige Büros am Stadtrand sind dafür aber nicht mehr notwendig. Soll gemeinsam an neuen Ideen getüftelt werden, wird das zukünftig in sogenannten Hubs oder Team Retreats passieren.

Die Hubs sind in der Regel kleine Büros, die freier gestaltet sind und Raum für Kreativität, Innovation, Begegnung und reichlich Kommunikation bieten. Dort können Festangestellte, Freelancer*innen und Projektpartner*innen Seite an Seite miteinander arbeiten.

Dieses Modell findet bereits jetzt in vielen Bereichen der Tech-Branche Anklang. Unternehmen verbessern dabei ihre Produkte, leisten aber auch wichtige Forschungsarbeit für die Zukunft: Digital Innovation Hubs in Europa dienen beispielsweise als Zentren für verbesserten Zugang zu Fachwissen, Laboren, Equipment und Schulungen. 

Aber auch große Firmen setzen immer öfter auf Hubs, um mit den besten Talenten in Kontakt zu treten und neue Arbeitsweisen zu erproben. So nutzt beispielsweise das österreichische Fintech Unternehmen Bitpanda einen Remote-Hub für die Blockchain-Forschung. Optisch und inhaltlich kann sich ein Hub vom Konzern separieren. Dadurch wird “Out-Of-The-Box-Thinking“ angeregt. Im digitalen Unternehmen der Zukunft bleiben die einzelnen Hubs über den Remote Workspace miteinander im Austausch.

In der Remote Workspace Entwicklung setzen Unternehmen zukünftig auch auf Augmented Reality. Die Kolleg*innen werden dann in der Brille oder Linse in die echte Realität eingeblendet. Ob das bereits in fünf oder doch erst in zehn Jahren möglich ist, wird sich zeigen. Sicher ist, dass in dieser Entwicklung hohe Erwartungen (auch am Kapitalmarkt) liegen. Die größten Unternehmen der Welt entwickeln hier auf Hochtouren und der nächste große Durchbruch ist nur eine Frage der Zeit.

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Fazit

Niemand kann die Zukunft vorhersagen. Eines steht allerdings fest: Die Digitalisierung macht auch vor unseren Arbeitsplätzen nicht halt. Remote Workspaces werden definitiv zum Problemlöser für Herausforderungen der modernen Arbeitswelt. Mitarbeitermangel oder -überschuss kann mit einer Remote-Unternehmenskultur sowie digitalisierten Arbeits- und Recruitingprozessen auf globaler Ebene gelöst werden. All das lässt sich im virtuellen Büro realisieren. Jetzt liegt es an den Unternehmen, die technischen Möglichkeiten auch zu nutzen, um Talente für sich zu gewinnen.