Stell dir vor, es ist Weihnachtsfeier und niemand will hin. 🎅😢
Leider passiert das zu viel oft. Vor allem dann, wenn die Weihnachtsfeier im Vorjahr langweilig war, und auch im neuen Jahr nichts Spannendes auf dem Plan steht. Dabei ist genau die Weihnachtsfeier die beste Gelegenheit, die Erfolge des vorgegangenen Geschäftsjahres zu feiern und die Belegschaft für das kommende zu motivieren. Weihnachtsfeiern sollen Spaß machen und eine willkommene Abwechslung zum Arbeitsalltag bieten.
Aber wie macht man eine Weihnachtsfeier wirklich unvergesslich? Wir helfen dir gerne und haben einige Tipps und Tricks zusammengestellt, um dir die Organisation dieses Events zu erleichtern. So vergisst du bestimmt nichts und machst deine Feier zum vollen Erfolg.
Mit dieser 5-Schritt-Anleitung wird deine Weihnachtsfeier zum absoluten Highlight des Jahres. Zudem sparst du bei der Planung Zeit und Nerven.
1. Was darf es kosten? Wie hoch ist das Budget pro Kopf?
Das ist wohl die wichtigste Frage, denn sie beantwortet mit einem Schlag viele andere Punkte. Beispiel: Für das Weihnachtsessen, sagen wir ein 3-Gänge Menü, solltest du ca. 50,- Euro pro Person kalkulieren. Wenn dein Gesamtbudget damit schon aufgebraucht ist, brauchst du dir keine Gedanken über teure Locations, aufregende Unterhaltungsprogramme oder gar Übernachtungsmöglichkeiten mehr machen.
Die größten Kostenfaktoren sind
- Essen und Getränke,
- Location,
- Übernachtung,
- Rahmenprogramm.
Im gleichen Schritt musst du für deine Budgetplanung natürlich wissen, wer zur Weihnachtsfeier eingeladen wird. Sonst bist du gleich schlau, wie zu Beginn.
An dieser Stelle sollte geklärt werden, ob auch Partner und Familien der Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier eingeladen werden. Dabei musst du lediglich das Pro-Kopf-Budget im Auge behalten, um zum Beispiel Steuervorteile für erlebnisorientierte Veranstaltungen nutzen zu können. Wird das Budget nicht gesprengt, spricht nichts gegen eine Einladung. Die Teilnahme stärkt den Zusammenhalt der Belegschaft und die Bindung an das Unternehmen.
Tipp: Wenn noch nicht feststeht, wer zur Weihnachtsfeier eingeladen wird, erkundige dich einfach bei Kollegen, wie viele Personen letztes Jahr bei der Weihnachtsfeier teilgenommen haben. Lass dir diese Teilnehmeranzahl für die Planung absegnen, dann bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
2. Gibt es schon einen Termin für die Weihnachtsfeier?
Nichts ist frustrierender als eine Location oder ein Rahmenprogramm für fünf mögliche Termine zu organisieren. Bevor du also mit den nächsten Schritten fortfährst, sollten zumindest ein Haupt- und ein Ausweichtermin feststehen. Blockiere diese Termine dann auch in eurem System und lasse alle Mitarbeiter so früh wie möglich wissen, dass hier die Weihnachtsfeier geplant ist. Denn umso zeitiger der Termin festgelegt wird und die Einladungen rausgehen, desto größer auch die Chance, dass möglichst viele zur Weihnachtsfeier erscheinen. Zudem tust du dir auch leichter bei der Location- und Programmsuche, da die besten Anbieter schon früh ausgebucht sind.
Tipp: Bei kleineren Teilnehmeranzahlen empfiehlt es sich alle Mitarbeiter miteinzubeziehen — zum Beispiel mit einer Doodle-Terminabstimmung oder einem kurzen Gespräch am Kaffeetisch. Grundsätzlich sind Weihnachtsfeiern unter der Woche besser besucht. In manchen Firmen hat sich als Termin der Abend vor den Weihnachtsferien bewährt. Die Weihnachtsfeier bildet dann zugleich einen schönen Jahresabschluss. Viele Unternehmen feiern jedoch auch schon im November, um der stressigen Weihnachtszeit etwas zu entfliehen.
Einfach Doodle aussenden und der Termin ist gefunden
3. Was muss ich bei der Auswahl der Location beachten?
Sind die Rahmenbedingungen mit Budget und Termin geklärt geht es endlich ans Eingemachte. Wo und wie soll gefeiert werden? Die Location bringt der Weihnachtsfeier einen gewissen Flair: mediterran, industrial, modern-klassisch oder doch asiatisch. Findet euren Stil und wählt die Location dazu aus. Die engere Auswahl sollte dann auch besichtigt werden, um einen persönlichen Eindruck zu bekommen. Vereinbart eine Führung und lasst den Ort auf euch wirken.
Tipp: Erstellt eine Checkliste mit Faktoren die euch wichtig sind. Bewertet jeden Faktor mit Punkten — dann habt ihr eure Location objektiv ausgewählt.
Gerne könnt ihr dazu auch unsere Checkliste nutzen. Hier ein kleiner Auszug:
a) Sind genügend Parkplätze vorhanden?
Nichts ist schlimmer als 15 Minuten vom Parkplatz zur Location zu wandern, bzw. wieder zurück. Ideal wäre natürlich, wenn die meisten auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen können.
b) Was kann das Essen?
An dieser Stelle führt nichts an einem Probeessen vorbei. Bringt ihr genügend Gäste ist dieses auch meist kostenlos. Achtet bei der Bewertung auch auf Vegetarier und Veganer.
c) Sind Partys möglich?
Bitte fragt unbedingt nach, wie lange ihr feiern dürft: Extreme Nachtschwärmer verursachen oft zusätzliche Kosten bei der Location. Ist ein Partyraum vorhanden kann meistens problemlos bis 24:00 Uhr gefeiert werden.
d) Wie flexibel ist eure Ansprechperson?
Wenn ihr zum Beispiel selbst dekorieren oder Umbauten vornehmen wollt, muss die Location dies natürlich auch erlauben. Stellt ein paar Testfragen: Schnell merkt ihr, ob euer Gegenüber die Wünsche zu erfüllen versucht.
Da fast alle Firmen im Dezember feiern, sind beliebte Termine (Mittwoch bis Freitag) sehr schnell ausgebucht. Daher mach schnell und lass dir deine Favoriten vorreservieren — die meisten Restaurants lassen dir eine Reservierungsfrist von einer Woche — genug Zeit, um eine Entscheidung zu fällen.
Wenn du es etwas ausgefallener haben willst, kannst du auch in einer exklusiven Location oder in einem atmosphärischen Seminarhotel in deiner Nähe feiern. Ein weiterer Vorteil von Seminarhotels liegt bei der Übernachtungsmöglichkeit, die auch gerne spontan in Anspruch genommen wird. Apropos: Nicht umsonst haben Weihnachtsfeiern ihren Ruf — ist Alkohol im Spiel ist Vorsicht geboten. Hier sind 4 Tipps, um Deine Karriere auf der Weihnachtsfeier zu fördern und ein gutes Bild bei deinen Kollegen, aber auch bei deinem Chef zu hinterlassen.
Tipp: Wer es günstig haben will, kann auch ganz einfach im Büro feiern. Gut umgesetzt, spricht nichts dagegen.
2021 Weihnachten virtuell feiern
4. Keine ausgefallenen Programm Ideen? Dann fehlt dir das Fleisch deiner Weihnachtsfeier.
Mal etwas Neues? Immerhin möchtest du deinen Kollegen nicht jedes Jahr denselben Programmablauf bieten und hoffst natürlich, dass die Feier das Highlight bis zum nächsten Jahr bleibt.
Zu einem runden Ablauf gehört die Begrüßung, eine Rede und ein — im Idealfall — interaktives Programm. Die Abfolge ist dabei dir überlassen, wobei die Feier wohl mit der Begrüßung starten sollte. 😉 Die Rede muss übrigens nicht zwingend vom Geschäftsführer gehalten werden. Gerne kann auch ein redebegabter „Neuling“ das Jahr Revue passieren lassen und die Gäste mit seinen persönlichen Anekdoten unterhalten. Wenn sich der Geschäftsführer zum Abschluss der Rede für das Erscheinen und das vergangene Jahr herzlich bedankt ist das auch vollkommen in Ordnung.
Beim Programm solltest du vor allem darauf achten, dass wirklich alle daran teilnehmen können (Stichwort: Sportlichkeit) und ihr im Schlechtwetterfall eine Alternative habt. Außerdem sollten die Interessen aller Mitarbeiter bedient werden und klarerweise sind kollaborative Aktivitäten sinnvoller als Einzelbeschäftigungen oder Unterhaltungsprogramme. Das wichtigste ist jedoch der Spaß, das emotionale Erlebnis und die Ausgefallenheit des Programmes — denn nichts ist langweiliger als das 100. Quiz.
Ausschnitte aus vergangenen Weihnachtsfeiern von teamazing. Programm ansehen
Ein besonderes Weihnachtsfeier Programm fördert den Teamgeist und bringt die Mitarbeiter dazu, nicht nur aus Pflichtbewusstsein auf der Weihnachtsfeier zu sein. Teure Aktivitäten sind dabei nicht immer zwingend die kreativsten und besten. Oft finden sich motivierte Mitarbeiter, die diese Aufgabe gerne übernehmen — hier sind ein paar außergewöhnliche Ideen für deine Weihnachtsfeier. Übersteigt der Aufwand den Nutzen, können auch Erlebnisprofis um Hilfe gefragt werden.
Zum Beispiel als Team ein Lebkuchenhaus bauen
Tipp: Mit mehreren Programm-Stationen sorgst du beim Programm für Diversität, sodass für alle Mitarbeiter etwas dabei ist. So hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Highlight, an das er sich gerne zurückerinnert.
5. Wer versendet die Einladungen und besorgt die Mitarbeitergeschenke?
Es sollen schon Weihnachtsfeiern stattgefunden haben, ohne dass die Mitarbeiter davon gewusst haben. Das kann dir nicht passieren, wenn du den Termin so früh wie möglich kommunizierst, denn dann fragen dich deine Kollegen täglich, was bei der Weihnachtsfeier passieren wird.
Die besten Mitarbeitergeschenke sind die persönlichen. Ein Amazon-Gutschein wird nicht lange in Erinnerung bleiben. Um ein Geschenk persönlich wirken zu lassen reicht auch eine handgeschriebene Karte, bei der du eine Eigenschaft in den Text integrierst, die du besonders an diesem Mitarbeiter schätzt.
Tipp: Ein graviertes Trinkglas mit persönlichem Motivationsspruch — dazu reicht ein positiver Satz für jeden Mitarbeiter (zum Beispiel: Die erste positive Eigenschaft, die dir einfällt, wenn du an diesen Kollegen denkst). Deine Mitarbeiter werden dieses Geschenk nicht nur lieben, sondern auch täglich daran denken und sich dabei wertgeschätzt fühlen. Zumindest ist dieses Geschenk bei unserer teamazing Weihnachtsfeier gut angekommen. 😉 Eine weitere Idee ist nachhaltige Feinkost aus gerettetem Obst und Gemüse wie Marmelade oder Saucen.
Unser teamazing Team bei der Weihnachtsfeier 2016
Mit dieser 5-Schritt-Anleitung kannst du nun jedes Jahr auf´s Neue eine individuell perfekte Weihnachtsfeier organisieren und bereitest deinen Mitarbeitern und dir selbst eine Feier, die genau zu deinem Unternehmen passt. Eine Weihnachtsfeier symbolisiert nämlich nicht nur ein Dankeschön an die Mitarbeiter, sondern stärkt auch die Bindung an das Unternehmen und kann sich als eine starke Employer Branding Maßnahme entpuppen. Zudem motiviert eine gelungene Weihnachtsfeier auch für das kommende Jahr und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl.
Wir haben dir auch eine einfache Weihnachtsfeier Organisations-Checkliste zum Downloaden erstellt, die dir deine Umsetzung der Weihnachtsfeier erleichtert.
