Was versteht man unter einer Personalabteilung?

Innerhalb eines Unternehmens beschäftigt sich die Personalabteilung mit der Anstellung, dem Training, dem Management, den Anliegen und dem Erhalt von Arbeitnehmer*innen.

Einfach ausgedrückt befasst sich die Personalabteilung, auch HR (vom engl. Human resources abgeleitet) genannt, mit allen anfallenden Personalangelegenheiten. Jedes Unternehmen hat ein gewisses Kapital – Seien es Geld, Wertgegenstände, Immobilien, Leistungen oder Waren. Dieses Kapital ist allerdings wertlos, wenn keine Leute da sind, um es zu verwalten. Mitarbeiter*innen sind die treibende Kraft hinter dem Erfolg eines jeden Unternehmens und deshalb von großem Wert.

Die Personalabteilung ist für das Gesamtwohl, die Motivation, die Sicherheit, Entschädigung und Sozialleistungen der Arbeitskräfte in einem Unternehmen verantwortlich. HR-Mitarbeiter*innen sind außerdem dafür zuständig, eine positive Arbeitskultur herzustellen. Die Arbeit der Personalabteilung kann also maßgeblich über den Erfolg einer Organisation entscheiden.

dame am schreibtisch in personalabteilung

Was sind die Aufgaben der Personalabteilung?

Da Mitarbeiter*innen den Kern eines jeden Unternehmens bilden, hat die Personalabteilung eine Vielzahl an Aufgaben. Durch das umfassende Arbeitsfeld wird in den meisten größeren Betrieben nach mehrere Personaler*innen verlangt.

Einerseits beschäftigt sich die Abteilung mit den Anliegen der Arbeitskräfte. Im Gegensatz zu Führungskräften und der Geschäftsleitung liegt der Fokus von HR speziell auf den Mitarbeiter*innen. Personaler*innen sorgen dafür, dass ihnen alle Ressourcen zur Verfügung stehen, um ihre Arbeit erfolgreich auszuüben. Sie gewährleisten, dass das Arbeitsumfeld und -klima zufriedenstellend ist. Außerdem befasst sich die Abteilung mit dem Anwerben, Onboarding, Entlassen und dem Erhalt von Arbeitskräften.

Die Personalabteilung hat zwar eine Vielzahl an Funktionen, allerdings ist das Hauptziel, die Arbeitskräfte innerhalb einer Organisation dabei zu unterstützen, so effektiv wie möglich zu sein. Einige der Aufgaben beinhalten:

  • Den Personalmangel im Auge zu behalten und den Anwerbungs-, und Trainingsprozess als auch das Onboarding zu übernehmen
  • Zu gewährleisten, dass das Unternehmen innerhalb der staatlichen Regelungen und Gesetze agiert
  • Mitarbeitersozialleistungen zu verwalten
  • Sicherzustellen, dass das Unternehmen den Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien gerecht wird
  • Administrative Aufgaben wie Steuern verwalten und die Einführung disziplinärer Maßnahmen

Welche Positionen gibt es im Personalwesen?

Innerhalb kleiner Unternehmen findet man oftmals nur eine*n HR-Zuständige*n. Größere Firmen müssen aber meist auf mehrere Personaler*innen zurückgreifen. Sie nehmen sich unterschiedlichen personalbezogenen Gesichtspunkten an und fungieren meistens unter einer*m HR-Manager*in. Mögliche Jobbeschreibungen könnten sein:

  • HR-Manager*in
  • HR-Generalist*in
  • Personalvermittler*in
  • Personalentwickler*in

Während der letzten Jahre hat sich im HR-Bereich vieles verändert. Das Hauptaugenmerk des ursprünglichen Personalwesens lag auf administrativen Angelegenheiten. Heutzutage findet man im Personalbereich weitaus mehr Tätigkeitsbereiche und das Administrative ist nicht mehr der Fokus. Es wird zunehmend darauf gebaut, das Potenzial und die Motivation von Mitarbeiter*innen zu mobilisieren und das Unternehmen dadurch aufzuwerten. Um das zu gewährleisten, müssen Personaler*innen auch betriebswirtschaftliches Wissen an den Tag legen.

Außerdem ist es wichtig, dass HR-Mitarbeiter*innen die aktuellen Business-Trends im Auge behalten. Sie sind zur kontinuierlichen Fortbildung angehalten. Dabei sollten sie sich mit der relevanten Literatur und Medien der Branche vertraut zu machen. Zusätzlich sollte es im Interesse der Abteilung sein, regelmäßig HR-Konferenzen und Kongresse zu Fortbildungszwecken zu besuchen.

7 zentrale Aufgabenbereiche der Personalabteilung

  1. Arbeitskräfteverwaltung

Obwohl in einigen Branchen die Technologie bereits eine Vielzahl an Aufgaben übernimmt, braucht jedes Unternehmen Mitarbeiter*innen. Daher ist einer der wichtigsten HR-Aufgabenbereiche das Verwalten und Anheuern von Arbeitskräften. Die Anwerbung ist allerdings komplex und umfasst Budgetmanagement, Marktanalysen und die Übernahme des kompletten Recruitment-Prozesses.

Das Personalwesen muss die Performance des Unternehmens im Auge behalten, um erfolgreich festzustellen, wo weitere Mitarbeiter*innen gebraucht werden. Im gleichen Atemzug müssen sie das vorhandene Budget festlegen und den Recruitment– und Onboarding-Prozess übernehmen. HR-Personal muss außerdem aktiv an Vorstellungsgesprächen teilnehmen und dabei helfen, die perfekte Person für die vorgegebene Stelle zu finden. Es ist an der Personalabteilung eine gerechte Entlohnung für Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen zu finden.

  1. Richtlinien einführen

Jedes Unternehmen verfügt über eigenen Richtlinien und Maßnahmen, um ein reibungsloses Arbeitsverfahren zu gewährleisten und eine produktive Atmosphäre zu schaffen. HR ist dafür verantwortlich, diese Maßnahmen zu Papier zu bringen und sicherzustellen, dass sie fair umgesetzt werden. Personaler*innen sind diejenigen, die neue Regelungen an die Mitarbeiter*innen kommunizieren und sollten daher im Auge behalten, wie diese reagieren und die Maßnahmen annehmen.

Zu den bereits angesprochenen Richtlinien können auch Disziplinarmaßnahmen gehören. Dieser Arbeitsbereich führt mitunter dazu, dass der HR-Bereich teilweise ein negatives Nachsagen hat. Eine ungeschickte Einführung disziplinärer Maßnahmen kann im schlimmsten Fall zum Verlust der Arbeitskraft führen und der Firma einen schlechten Ruf geben. Werden solche sensiblen Angelegenheiten allerdings gut gelöst, können Arbeitnehmer*in als auch Arbeitgeber*in davon profitieren. Klassische Maßnahmen umfassen die Kleiderordnung, Urlaubssperren und weitere disziplinäre Verfahren.

  1. Sozialleistungen und Entlohnung

Die angemessene Entlohnung zu definieren kann sich als Minenfeld herauskristallisieren. Sie sollte fair sein, hoch genug, um neue Mitarbeiter*innen anzuwerben und den Branchenstandards entsprechen. Beim Installieren von fairen Zahlungssystemen sollte einiges beachtet werden: die Beschäftigung der jeweiligen Arbeitskraft, der Anstellungszeitraum, Ausbildung und Erfahrung.

Die Entlohnung beinhaltet nicht nur das monatliche Gehalt. Personaler*innen sollten Urlaubsgeld, Karenz, Krankenstand und Zuschüsse in die Berechnungen miteinbeziehen.

Außerdem sind sie dafür verantwortlich, die Sozialleistungen der eigenen Firma als auch die der Konkurrenz im Auge zu behalten. Spitzenkräften sind zusätzliche Leistungen oft wichtiger als hohes Gehalt. HR sollte also sicherstellen, dass das Unternehmen im Wettbewerb gut dasteht.

  1. Erhaltung der Arbeitskräfte

Die bestehenden Arbeitskräfte im Unternehmen zu halten, sollte eine ständige Priorität sein. Die Personalabteilung muss sicherstellen, dass Mitarbeiter*innen zufrieden sind und langfristig bei der Organisation bleiben wollen. Der Fokus sollte dabei vor allem auch auf Gesundheits– und Sicherheitsangelegenheiten liegen.

Hingegen verbreiteten Glauben ist die Entlohnung nicht der Hauptgrund dafür, dass Arbeitskräfte ein Unternehmen hinter sich lassen. Viel eher spielt die Unternehmenskultur, Spannungen mit Manager*innen und Kolleg*innen oder ein mangelhaftes Arbeitsumfeld eine Rolle.

Die HR-Abteilung bildet die Schnittstelle zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen. Arbeitskräfte können ihre Anliegen und Bedürfnisse vorlegen und sich über Arbeitsrichtlinien informieren. HR ist die Anlaufstelle für Fragen und Anliegen, welche man vielleicht nicht direkt mit dem Chef besprechen möchte.

  1. Fortbildungen

Ein weiterer Grund den aktuellen Job zu verlassen sind für viele das Fehlen von Fortbildungs– und Aufstiegsmöglichkeiten. Es ist die Aufgabe der Personalabteilung Arbeitnehmer*innen Möglichkeiten und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Dadurch sind sie auch produktiver und wertvoller für das Unternehmen. Arbeitskräfte sind motivierter und zufriedener, was die Loyalität zur Organisation fördert.

Weiterbildungen können durch spezielle Programme unterstützt werden. Dabei muss der Fokus nicht immer auf der aktuellen Position der Arbeitskräfte liegen, sondern kann sich auch auf generelle Aspekte beziehen, welche die gemeinsame Zusammenarbeit verbessern:

  • Kurse für spezielle, meist technische, Programme, welche Arbeitskräfte brauchen, um sich in ihrer Karriere weiterzuentwickeln
  • Teambuilding Aktivitäten, um reibungslos und motiviert miteinander zu arbeiten
  • Kommunikationstrainings
  • Training und Information für Aspekte, bei denen gegebenenfalls Unklarheiten bestehen, zum Beispiel zum Thema sexuelle Belästigung
  1. Administration

Die administrativen Aufgaben der HR-Abteilung beinhalten weitaus mehr als Entlohnungen zu verwalten und Maßnahmen zu etablieren. Es gibt eine Unzahl an Regelwerken bezüglich der Rechte von Arbeitnehmer*innen, und Personaler*innen müssen über alle bescheid wissen. Manche dieser Gesetze beinhalten Aspekte bezüglich Gesundheit und Sicherheit, sexuelle Belästigung und Diskriminierung, den Mindestlohn und generelles Arbeitsrecht.

Darin beinhaltet sind auch Vorschriften bezüglich Arbeitnehmerschutzes, welche, abhängig von der Branche, komplex und wandelbar sein können. Der Schutz von Arbeitskräften sollte für jedes Unternehmen Priorität haben, und die Personalabteilung ist dafür verantwortlich dies in die Tat umzusetzen.

Die administrativen Angelegenheiten beinhalten außerdem, dass HR-Personen up to date mit Arbeitstrends bleiben. Ein aktuelles Beispiel bietet die Beliebtheit von Remote Work und flexibler Stundeneinteilung.

  1. Externe Faktoren berücksichtigen

Die Hauptaufgaben der Personalabteilung beziehen sich auf die internen Faktoren eines Unternehmens. Allerdings wird jede Organisation zu einem gewissen Zeitpunkt mit unvorhersehbaren und unkontrollierbaren Faktoren konfrontiert werden. Dazu könnten Veränderungen der arbeitsrechtlichen Bestimmungen als auch Umweltveränderungen zählen. HR sollte auf diese Szenarien eingestellt sein und Vorbereitungen treffen für den Fall, dass sie einkehren.

VIDEO: Die Rolle der Personalabteilung in der Zukunft