Klopf, klopf: Das nächste Firmenevent steht vor der Tür! Egal ob Kick-Off, Weihnachtsfeier, Teambuilding oder Workation: Ein Firmenevent ist nur so gut wie dessen Planung. Ganz schön viel Verantwortung, oder? Keine Sorge, als Teambuilding-Veranstalter haben wir eine Menge Erfahrung darin, das perfekte Event zu planen. Deswegen wollen wir unser Wissen teilen, und zeigen dir die wichtigsten Schritte in der Eventumsetzung. Egal ob du dir Hilfe von externen Veranstaltern holst oder die Planung selbst in die Hand nimmst – mit diesem Guide wird dein Firmenevent garantiert zum Erfolg!

Titelbild: So planst du ein Firmenevent, Teambuilding als Erfolgsgeheimnis

Definition: Was ist ein Rahmenprogramm für Firmenevents?

Kurzer Spoiler: Dein komplettes Teamevent können wir leider nicht für dich planen, da diese oft aus firmeninternen Gründen veranstaltet werden und somit sehr individuell sind. Allerdings empfiehlt es sich bei diesen Events ein Rahmenprogramm einzuplanen.

Was ist eigentlich gemeint, wenn von einem Rahmenprogramm für Firmenevents gesprochen wird? Firmenevents sind Veranstaltungen, bei denen ein Team von Menschen zusammenkommt, um gemeinsam Spaß zu haben oder ihre Zusammenarbeit zu stärken. Das Rahmenprogramm ist dabei eine fantastische Möglichkeit für Mitarbeitende, sich außerhalb des üblichen Arbeitsumfelds zu treffen und in einer entspannten Atmosphäre neue Erfahrungen zu sammeln. Von sportlichen Wettbewerben über Outdoor-Abenteuer bis hin zu kreativen Workshops gibt es eine Vielzahl von Teamevents, die den Teamgeist fördern und das Miteinander verbessern. Sie stärken die Verbindungen und den Zusammenhalt innerhalb des Teams, während alle gemeinsam Spaß haben.

Rahmenprogramm für dein Firmenevent planen: So geht’s

Das perfekte Rahmenprogramm kann dein Firmenevent entweder perfekt ergänzen oder zum absoluten Flop machen. Von der Idee bis zur tatsächlichen Umsetzung gibt es allerdings einige Schritte, die zu beachten sind, vor allem wenn du Spiele für eine große Gruppe planst. Unsere Teamtrainerin Theresa verrät dir, wie wir Rahmenprogramme für unsere Kund*innen umsetzen.

Schritt 1: Organisieren oder organisieren lassen?

Ob du dein Event selbst organisierst oder externe Hilfe anforderst, ist voll und ganz dir überlassen. Durch Eigenorganisation kannst du deinem Event möglicherweise einen persönlicheren Touch verleihen & sparst beim Budget. Deshalb bevorzugen vor allem kleinere Unternehmen diese Option.

Die Planung eines Events ist allerdings sehr intensiv in der Vorbereitung, Nachbereitung und Betreuung am Eventtag. Immer mehr Organisationen entscheiden sich deswegen dafür, Unterstützung von externen Expert*innen und Teambuilding-Anbietern einzuholen.

Entscheidest du dich dafür, einen externen Veranstalter für dein Rahmenprogramm zu engagieren, ist die erste Anlaufstelle erfahrungsgemäß Google. Viele unserer Kund*innen finden auch durch persönliche Empfehlungen zu uns. Welcher Anbieter und Programm die perfekte Wahl ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, beispielsweise:

  • Region
  • Modus (Offline oder online)
  • Fokus (Spaß oder Inhalt)

Schritt 2: Anbieter finden & Basics klären

Dein Teamevent mithilfe eines externen Anbieters zu organisieren, kann dir eine Menge Zeit und Ressourcen ersparen. Die Wahl des idealen Anbieters hängt dabei von verschiedenen Aspekten ab, wie beispielsweise:

  • deinem Standort
  • dem gewünschten Modus (offline oder online)
  • und dem Eventfokus (Spaß oder Inhalt)

Die meisten Anbieter geben schon auf der Website Input und Inspiration zu vorhandenen Events & Formaten, die angeboten werden. In unserem Fall unterscheiden wir zwischen Teambuilding und Teamentwicklung. Ersteres deckt unterhaltsame Teambuilding-Spiele ab, die sich perfekt als Rahmenprogramm für dein Teamevent eignen. Bei unseren Teamentwicklungsangeboten bekommst du alleinstehende Workshops sind, die sich mit tiefergehenden Problemen beschäftigen.

Du hast den perfekten Anbieter für dein Teamevent gefunden? Dann solltest du so schnell wie möglich Kontakt aufnehmen und mit der Planung beginnen. Unserer Erfahrung nach, läuft die erste Phase der Eventplanung meist auf zwei Arten ab:

Erstkontakt durch Website

Wie bei zahlreichen anderen Anbietern auch passieren ein großer Teil der Buchungen direkt über die Website. Wir bieten bereits vorgefertigte Programme an, wie beispielsweise unsere Team– und City-Challenges. Dabei kannst du aus 25 Teambuilding-Aufgaben (a 30 Minuten) 3-8 passende Challenges für dein Team auswählen. Je mehr Aufgaben, desto länger dauert dein Rahmenprogramm. Über den cleveren Eventdesigner kannst du ganz spielerisch die passenden Aufgaben und Formate für dein Event auswählen und direkt an unseren Vertrieb weiterleiten, der das Angebot weiter bearbeitet. In der Regel bemüht sich das Vertriebsteam diese Anfragen immer innerhalb von 24h zu bearbeiten.

Top-Tipp:

Die meisten Anbieter für Rahmenprogramme und Teamevents sind auch über eine Chatfunktion auf der Website erreichbar. So kannst du dir schnell Antworten zu deinen brennenden Fragen abholen. Zu unseren Kernzeiten ist immer ein*e Accountmanager*in im Chat, die*der dir mit Rat und Tat zur Seite steht.

Persönliche Kontakte

Einige Buchungen erfolgen auch durch persönlichen Kontakt. Viele unserer Kund*innen haben bereits in der Vergangenheit ein Event mit uns gemacht, oder sind durch Empfehlungen auf uns gestoßen. Mit diesen Kund*innen werden die ersten wichtigsten Details des Events (z.b. Teilnehmerzahl, Format, Datum, Location) in der Regel via Mail & Telefon geklärt und bereits ein erstes unverbindliches Angebot erstellt. Es lohnt sich also, sich im Bekanntenkreis nach Anbietern umzuhören, um dein perfektes Rahmenprogramm zu finden.

Unabhängig davon, wie ein Erstangebot erstellt wird, frühen unsere Accountmanager*innen folglich einen Follow-up Call durch, um etwaige Fragen zu klären oder erste Änderungswünsche einzuarbeiten. Wird ein eigenes Konzept ausgearbeitet, wird oftmals ein*e Eventmanager*in zu den Abstimmungsterminen eingeladen, um auf deren Expertise zurückzugreifen. Das Gleiche gilt auch, wenn die Anfrage schon sehr konkret ist und es um Detailabstimmungen geht. Für das Unternehmen gibt es somit immer eine*n Eventmanager*in und eine*n Accountmanager*in als direkte*n Ansprechpartner*in.

Schritt 3: Eventumsetzung

Dann wirds auch schon ernst: Nach Angebotslegung, Überarbeitung und Fixierung des Vertriebs geht es in die Planung und Umsetzung. Dem Event wird ein*e Eventmanager*in zugeteilt, die*der sich um die weitere Organisation, Vorbereitung und Durchführung kümmert. Grundsätzlich sind diese Schritte für jedes Event etwas anders, je nach Format, Teilnehmerzahl und Ausführung (Offline oder online).

Vorbereitung Online Events
Über welche Plattformen ein Online Event abgehalten wird, ist von Anbieter zu Anbieter verschieden. Viele unserer Online-Formate finden über die Plattform Gather.town statt, die eine besonders immersive uns interaktive Umgebung bietet. Je nach Teilnehmerzahl, Format & individuellen Anforderungen wählt der*die Eventmanager*in den idealen Raum. Für viele unserer Formate existieren bereits bestehende Räume, die speziell für die jeweilige Teambuilding-Aufgabe von uns entwickelt wurden. Werden spezielle Events angefragt, kann es allerdings auch vorkommen, dass ein komplett neuer Gather-Raum erstellt wird.

Teamazing Workspace via Gather als Setting für Teamevents

Auch Quizze sind durch ihre (relativ) simple Durchführung und Anpassungsfähigkeit ein absoluter Favorit als Rahmenprogramm. Vor allem, wenn dein Firmenevent remote stattfindet, ist ein Quiz zwischendurch ein sicherer Garant für Spaß und Interaktion in deinem Team. Außerdem haben Teilnehmende die Möglichkeit, sich vom Input-Teil zu erholen. Bei Online-Events gilt unser Teamtravelquiz als eine der meist gebuchten Aufgaben. Auf Wunsch bereiten unsere Eventmanager*innen individuelle Fragestellungen vor, die mit deinem Unternehmen oder der jeweiligen Branche zusammenhängen. Auch die Dauer kann bei diesem Online-Format individuell gewählt werden, wobei eine Stunde das Minimum ist. Perfekt also, wenn in deinem Programm nur ein kleines Zeitfenster frei ist.

Vorbereitung Offline Events
Die Planung von Offline-Events bedarf erfahrungsgemäß einer weitaus größeren Vorbereitung als Online-Formate. Sie bieten allerdings auch persönlichere und interaktivere Möglichkeiten. Auch bei In-Person-Events gilt: Die Länge und das Format kann sehr individuell angepasst werden.

Klassische Vorbereitungsaufgaben umfassen dabei Detailabklärungen, wie die Ausarbeitung individueller Fragestellungen bei unserem Quiz-Format, die Routenplanung für unsere City-Challenge, oder die passende Auswahl der Teambuildingaufgaben. Alles in Abstimmung mit der Ansprechperson des Unternehmens, versteht sich. Der*die Eventmanager*in klärt im Vorhinein auch mit der Location alle Details rund um Setting, Sitzplätze und Freiflächen für die Teambuildingaufgaben ab.

Top-Tipp:

Um die schönen Momente des Rahmenprogramms für die Ewigkeit festzuhalten, empfehlen wir, eine*n Verantwortliche*n für Fotomaterial festzulegen. Bei unseren Events kann beispielsweise ein Fotopaket oder Eventvideo gebucht werden.

Schritt 4: Ablauf Eventtag

Am Tag des Events solltest du je nach Größe und Teilnehmerzahl mindestens eine Stunde vor Start mit dem Aufbau und den Vorbereitungen beginnen. Planst du dein Event ohne externe Unterstützung, kann die Abwicklung vor Ort inklusive Moderation, Auf- und Abbau der geplanten Aktivitäten, als auch die Teameinteilung viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Bei uns ist ein Offline-Event grundsätzlich folgendermaßen aufgebaut:
  • Aufbau
  • Begrüßung und Energizer
  • Action-Teil: Alle Teilnehmende durchlaufen die Aufgaben als Team
  • Siegerehrung
  • Abbau
Ein Teambuilding-Anbieter übernimmt in den meisten Fällen alle diese Aspekte am Eventtag selbst. Als Veranstalter kannst du dich also voll und ganz auf das Hauptprogramm konzentrieren. Wir bei teamazing betreuen zusätzlich jede Teambuilding-Aufgabe mit geschulten Mitarbeitenden, die den Teilnehmenden mit Rat und Tat zur Seite stehen. Unsere Events sind grundsätzlich so aufgebaut, dass die Gruppe in kleinere Teams von 3-6 Personen aufgeteilt wird. Jedes Team startet die erste Runde bei einer Aufgabenstation. Nach rund 30 Minuten werden die Aufgabenstationen gewechselt, so spielt jedes Team jede Aufgabe einmal durch.

Schritt 5: Eventnachbereitung

Ist dein Teamevent erfolgreich über die Bühne gegangen, kommen in den meisten Fällen noch ein paar kleine Nachbereitungsaspekte zum Eventprozess hinzu.
#1 Feedback
Zum einen wird sich der Anbieter Feedback zum Event und dem Abwicklungsprozess einholen. Wir sprechen hier aus Erfahrung: Events verlaufen nicht immer genau nach Plan, und unsere Eventmanager*innen müssen auch ab und an improvisieren, wenn die Technik oder das Wetter nicht mitspielt. Das Feedback unserer Kund*innen ist deswegen extrem wertvoll, um unsere Leistungen kontinuierlich zu verbessern. Das gilt für alle Teile des Eventprozesses – Von der ersten Kontaktaufnahme bis zum tatsächlichen Eventtag.

Auch wenn du dein Event ohne externe Hilfe abhältst, lohnt es sich, Feedback von den Teilnehmenden einzuholen. So kannst du für zukünftige Veranstaltungen wichtige Learnings ziehen & herausfinden, ob die Erwartungen an das Event erfüllt wurden.

#2 Abrechnung
Wann und wie abgerechnet wird, ist je nach Veranstalter und Vereinbarung anders. Typischerweise wird bei Events eine Anzahlung geleistet, und der Rest der Rechnung 1-2 Wochen nach dem Eventtag beglichen. Wird ein Event sehr kurzfristig gebucht, kann in unserem Fall die komplette Zahlung auf Abstimmung auch erst nach dem Event geleistet werden. Die individuellen Anforderungen unserer Kund*innen sind uns hier besonders wichtig.
#3 Individuelle Anforderungen 
Viele Anbieter gehen gerne auf deine persönlichen Anforderungen ein, wodurch sich auch in der Eventnachbereitung zusätzliche Schritte ergeben können. Bei unseren Offline-Formaten kann beispielsweise noch ein Fotopaket hinzugefügt werden, das die schönen Momente deines Events auf ewig festhält. Dieses wird binnen einer Woche nach dem Event an das Unternehmen weitergeleitet.

VIDEO: Online-Teambuilding Erklärvideo

FAQs Firmenevent

Warum und wie ein Unternehmen Firmenevents durchführt, kann ganz individuelle Gründe haben. Im Allgemeinen sind Firmenveranstaltungen eine großartige Gelegenheit für die Mitarbeitenden, zusammenzukommen, Kontakte zu knüpfen und ihre Beziehungen zu pflegen, während sie gleichzeitig an die Vision und den Zweck erinnert werden, den das Unternehmen versucht zu kultivieren.

Ja! Nach einem gelungenen Firmenevent kehren deine Mitarbeitenden mit neuer Motivation an den Arbeitsplatz zurück, was sich positiv auf die Produktivität deines Teams auswirken kann.