KI und Datenschutzbeauftragter: Die 12 Fragen, die dein DSB vor der KI-Freigabe stellt [2026]

Eine Datenschutzbeauftragte gibt kein KI-Werkzeug frei. Sie gibt einen dokumentierten Verarbeitungsvorgang frei: einen benannten Anwendungsfall, eine Rechtsgrundlage, einen Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter, einen Ort, an den die Daten gehen, und eine Liste, wer das Ergebnis sehen darf. Die meisten Anfragen kommen beim DSB als "dürfen wir ChatGPT nutzen" an, und das ist keine Frage, die sich beantworten lässt, also lautet die Antwort nein.

Dieser Leitfaden macht aus dem Nein eine Checkliste. Er baut auf der Checkliste des Hamburgischen Datenschutzbeauftragten zu LLM-Chatbots, der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI und Datenschutz, den Artikeln 28, 35 und 37 bis 39 DSGVO sowie den Artikeln 4 und 26 der KI-Verordnung auf. Die zwölf Fragen unten sind die, die ein kompetenter DSB vor der Freigabe stellt, wie eine gute Antwort aussieht und welches Dokument sie belegt. Kannst du alle zwölf beantworten, dauert die Freigabe einen Nachmittag. Kannst du es nicht, weißt du, welches Artefakt du zuerst erstellen musst.

Der DSB berät und überwacht; die Geschäftsführung entscheidet und haftet. Die Artikel 38 und 39 DSGVO machen die Beauftragte zur unabhängigen Beraterin, die "ordnungsgemäß und frühzeitig" einzubinden ist, und die Hamburger Checkliste sagt es in einfachen Worten: Binde deinen DSB immer ein, wenn du interne Regeln schreibst oder einen Anwendungsfall erstmals umsetzt. Was der DSB nicht darf, ist über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, weil das einen Interessenkonflikt nach Artikel 38 Absatz 6 erzeugen würde.

Das ist wichtig für das Freigabegespräch. Ein DSB, der nein sagt, sagt meist "ich kann das mit dem, was du mir gegeben hast, nicht als rechtmäßig dokumentieren". Der Weg daran vorbei ist nicht, über das Werkzeug zu streiten, sondern die Artefakte zu übergeben: Anwendungsfall-Register, AVV, Folgenabschätzung, Berechtigungskonzept, Schulungsnachweise. Der Rest dieses Artikels sind genau diese Artefakte, in Reihenfolge.

Jeder Punkt nennt die Frage, wie eine belastbare Antwort aussieht und welches Dokument sie belegt. Die Reihenfolge folgt einer Behördenprüfung: erst Rechtsgrundlage und Vertrag, dann technische Kontrollen, zuletzt Menschen und Mitbestimmung.

Die KI-Verordnung verlangt keinen betrieblichen KI-Beauftragten. Sie verlangt seit dem 2. Februar 2025, dass jeder Betreiber die KI-Kompetenz der Personen sicherstellt, die mit KI-Systemen arbeiten (Artikel 4), und ab August 2026, dass Arbeitgeber die Arbeitnehmervertretung informieren, bevor ein Hochrisikosystem eingesetzt wird (Artikel 26 Absatz 7). Der Bitkom-Leitfaden zu KI und Mitbestimmung merkt an, dass der Digital-Omnibus-Vorschlag die Verantwortung für die Kompetenzvermittlung zur Kommission und zu den Mitgliedstaaten verschieben würde, die Pflicht gilt aber heute.

Der KI-Beauftragte ist also eine organisatorische Entscheidung, keine Rechtsrolle, und Unternehmen besetzen sie auf zwei Arten. Die Kombination mit dem DSB funktioniert in kleinen Unternehmen, solange die Person nur berät und dokumentiert. Sie funktioniert nicht mehr, sobald der KI-Beauftragte Werkzeuge auswählen, das Rollout-Budget verantworten oder Anwendungsfälle entscheiden soll, denn dann würde dieselbe Person über Zwecke und Mittel entscheiden und sie zugleich überwachen, genau der Konflikt, den Artikel 38 Absatz 6 verbietet. Ab etwa 100 Beschäftigten, oder wo die KI-Rolle die Nutzung vorantreiben statt prüfen soll, trenne die Rollen: ein KI-Beauftragter aus Betrieb oder IT, der Anwendungsfall-Register und Schulungsplan verantwortet, und ein DSB, der es prüft.

Die Tabelle vergleicht die Stufen, nach denen Unternehmen tatsächlich fragen, mit den zwölf Fragen. Sie ist bewusst keine Rangliste: Ein US-Anbieter mit DPF-Zertifizierung und unterschriebenem AVV kann bestehen, ein europäischer Anbieter ohne Berechtigungen je Datensatz kann an Frage 7 scheitern. "In der Regel freigegeben" heißt, die Unterlagen existieren und die Kontrollen lassen sich konfigurieren; es ersetzt nie deine eigene DSFA. Quellen: Anbieterbedingungen und Trust-Seiten, Microsofts Datenschutzdokumentation zu Copilot, Langdocks Sicherheitsseite und unsere früheren Tests von ChatGPT Enterprise und Claude for Enterprise.

Zwei Stufen haben eigene Seiten: ChatGPT Business DSGVO für den häufigsten Selbstkauf und der Leitfaden Langdock Alternative für Unternehmen, deren erste Plattform im April 2026 ihre Nutzungslimits geändert hat.

Zwei Muster aus der Tabelle verdienen einen Namen. Erstens scheitern Gratis- und Verbraucherstufen allein an Frage 3, weshalb die Regel der Hamburger Behörde für sie schlicht lautet: gar keine personenbezogenen Daten. Zweitens unterscheiden sich die Werkzeuge, die bestehen, vor allem bei Frage 7: Berechtigungen auf Arbeitsbereichs-Ebene bedeuten, dass alle im Arbeitsbereich sehen, was die KI lesen kann, und die KI kann meist alles lesen, was angebunden wurde. Für ein Unternehmen, das CRM, Tickets und HR-System anbinden will, ist das die Frage, die über die Freigabe entscheidet. Der Artikel KI-Betriebssystem für Unternehmen erklärt, warum Berechtigungen je Datensatz eine Plattformeigenschaft sind, keine Einstellung.

Sieben Dokumente, in dieser Reihenfolge, schließen die Freigabe in einem Termin ab: das Anwendungsfall-Register mit Rechtsgrundlagen; der AVV für genau die Stufe mit Liste der Unterauftragsverarbeiter und Transfergrundlage; die Schwellenwertprüfung oder DSFA; das Berechtigungskonzept mit Negativtest; das Protokollierungs- und Löschkonzept; der Artikel-4-Schulungsplan mit Nachweisen; und die KI-Richtlinie oder Betriebsvereinbarung, die die Beschäftigten an all das bindet. Wählt dein Unternehmen eine Plattform statt eines einzelnen Werkzeugs, sind dieselben sieben Dokumente der Anbieterfragebogen, und der Vergleich ChatGPT-Alternativen für den Mittelstand bewertet bereits fünfzehn Anbieter an den meisten davon.

Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB legen ein Dokument dazu, die Verpflichtungserklärung des Anbieters; KI in der Steuerkanzlei erklärt sie.