Zeit Management für Dummies: Tipps & Methoden für mehr Zeit!

Schon wieder einen Tag vertrödelt? Wieso ist am Ende der Woche noch so viel Arbeit übrig? Wir haben uns diesem Problem gestellt, und “idiotensichere” Tipps für besseres Selbst und Zeit Management zusammengestellt.

So sollte dein Zeit Management nicht aussehen.

Wer kennt das nicht – Die Zeit fliegt uns davon wie im Fluge und all die schönen Dinge, die wir uns vorgenommen hatten, kollidieren mit den Aufgaben, die wir noch erledigen müssen. Am Ende müssen die für die Freizeit reservierten Stunden nach einander für Arbeit geopfert werden. “Das ist Engagement!”, heißt es dann. Tatsächlich bedeuten ungewollte Überstunden in den meisten Fällen keineswegs Übermotivation, sondern Mangel an Effizienz.

Trödeln hat zum Glück nichts mit einer negativen Charaktereigenschaft zu tun, sondern ist sehr menschlich. Was hilft: Lernen, effizienter zu arbeiten, Tasks zügig zu erledigen anstatt aufzuschieben und sich die Zeit weise einzuteilen. Leichter gesagt als getan?

Wir machen dich zum Effektivitäts Profi.

Wir haben für dich 5 einfache Tipps aufbereitet, mit denen du dich selbst austricksen kannst. So gelingt gutes, wirkungsvolles Selbstmanagement selbst den Königen der Prokrastination.

Das Schönste: Keine der Methoden erfordert sonderliche Vorbereitung oder langfristige Änderungen des Habitus. Einfach direkt ausprobieren und los, Zeit retten!

 

Mit effizientem Zeit Management kannst du auch früher Feierabend machen.

5 Tipps für Zeit Management Dummies:

1. Motiviere dich

Überleg dir schon jeden morgen beim Aufstehen, was deinen Tag besonders machen wird. Die tollen Gespräche mit den Kollegen, der helle Arbeitsraum, der frische Kaffee im Büro, das spannende neue Projekt… Schreib dir deine kleinen Freuden auf und platziere sie neben deinen Bildschirm, um sie zu visualisieren. Wen seine Arbeit motiviert, der arbeitet lieber und effizienter.

2. Formuliere deine Ziele

Was möchtest du erreichen? Weshalb machst du den Job/die Aufgaben? Ein wichtiger Aspekt gesunden Zeit Managements ist SMARTe Zielsetzung: Überlege dir Meilensteine, um deine Motivation zu erhöhen und im Zeitplan zu bleiben, und formuliere sie richtig.

Gut gesetzte Ziele sind SMART:

Spezifisch: Was genau ist das Ziel?

Messbar: Wie kann Fortschritt gemessen werden?

Attraktiv: Warum ist es wichtig für dich?

Realistisch: Kannst du das Ziel erreichen und wie?

Terminiert: Bis wann kannst du das Ziel erreichen?

3. Plane deine Pausen: Pomodoro-Methode

Gute Arbeit bedeutet nicht, möglichst viele Stunden an einer Sache dran zu bleiben. Tatsächlich reduzieren lange Arbeitsphasen unsere Produktivität.Mit der Pomodoro-Methode setzt du dir regelmäßig kurze Pausen, die deine Konzentration fördern. Stell dir dazu einen Alarm auf 25 Minuten. In der folgenden halben Stunde arbeitest du an einer Aufgabe. Wenn der Alarm losgeht, gibt es 5 Minuten Pause. Danach starten wieder 25 Minuten Konzentration. Nach 4 Einheiten gibt es eine längere Pause. Die kurzen Arbeitseinheiten helfen dir dabei, konzentriert zu bleiben. Weiter unten im Artikel findest du ein Video, dass dir die Technik ganz genau erklärt.

Wenn du dich doch ablenken lassen „möchtest“, am besten mit Katzenvideos: Hier erklären wir dir warum.

4. Setze Prioritäten:

Schreibe dir am Anfang der Woche eine To-Do-Listemit allem, was erledigt werden muss. Dann versuche zu priorisieren: Welche Tasks haben Deadlines? Welche sind für den Erfolg meiner Arbeit wichtig? Welche können nach Hinten verschoben werden? Was muss unbedingt sofort erledigt werden? Nutze die Prioriäten-Matrix (oder Eisenhower-Matrix)! Schreibe die Aufgaben auf Post-Its und sortiere sie auf deiner Pinnwand in die Kategorien

  1. wichtig und dringend
  2. wichtig, aber hat noch Zeit
  3. nicht wichtig, aber dringend
  4. nicht wichtig und nicht dringend

und arbeite sie anhand dessen ab. Hier erfährst du mehr über das Eisenhower-Prinzip im Zeit Management.

5. Bleib fokusiert:

Der größte Freund der Prokrastination: Ablenkung. Befreie dich von möglichen Zeitkillern, um während des Arbeitens fokussiert zu bleiben. Auf deinem Schreibtisch sollten sich nur die Dinge befinden, die du unmittelbar brauchst. Versuche nicht zu snacken, sondern Essen und Trinken in deine gezielt gesetzten Pausen zu verlagern. Wenn du dazu neigst auf dein Handy zu schauen: Apps wie “Forest” helfen dir spielerisch dabei, den Bildschirm möglichst lange nicht zu berühren.

Jedem das Seine

Nicht jede der Methoden ist für jeden Typ gedacht. So werden etwa Organisationstalente mit der To-Do-Liste besser zurecht kommen, als kreative Chaoten, welche sich vermutlich mit der Pausensetzung anfreunden können. Anderen reicht es bereits, sich täglich einen motivierenden Satz neben den Bildschirm zu kleben, oder das Handy in der Schublade zu verstauen.

Wenn du noch mehr Profi-Tipps möchtest, solltest du dir mal unseren Artikel über effiziente Büro-Hacks anschauen:

Hier haben wir noch noch, wie oben versprochen, ein Video zur Pomodoro-Technik für dich:

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