Workation im Ausland: Diese rechtlichen Aspekte müssen Unternehmen beachten

Ein Großteil der Arbeitnehmer*innen wünscht sich, Arbeit und Urlaub zukünftig zu verbinden. Das steigende Interesse am Workation Trend und die damit verbundenen Vorteile haben auch Unternehmen bereits erkannt. Vor Reiseantritt sollte die rechtliche Situation abgeklärt werden, damit man mit einem guten Gefühl in den Trip starten kann.

Arbeitsrecht

Grundsätzlich gilt: Ist ein*e Arbeitnehmer*in weniger als 4 Wochen auf Workation, greift weiterhin das österreichische Arbeitsrecht. Aber Achtung: Bei Arbeitshöchstzeit, Pausenzeit und Mindesterholzeit gelten die Bestimmungen des Ziellandes.

Homeoffice und mobiles Arbeiten

In der Regel werden Workations von Arbeitnehmer*innen unternommen, die ohnehin schon remote tätig sind. Dass es zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten Unterschiede gibt, ist vielen Führungskräften und Personaler*innen nicht bewusst.

Beim Begriff „Homeoffice“ ist speziell die Arbeit von zu Hause, also den eigenen vier Wänden, gemeint. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich das Homeoffice im In- oder Ausland befindet. Allerdings ist es grundsätzlich nicht erlaubt, von einem Café, einem Hotel oder einem Ort außerhalb des eigenen Zuhauses Arbeit zu erledigen. Ob eine Workation infrage kommt und wie diese stattfinden kann, kommt auf die Abmachung zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in an.

Mobiles Arbeiten hingegen bezieht sich auf das Arbeiten außerhalb der Betriebsstätte. Bei diesem Modell kann von einem beliebigen Ort aus gearbeitet werden, also zum Beispiel in einem Café, im Zug oder in Coworking-Spaces. Diese Vereinbarung ist eine Erweiterung des Homeoffice, da es dem oder der Arbeitnehmer*in erlaubt, flexibler im Tätigkeitsort zu sein. Das Modell greift aber nur bei Orten im In- und nicht im Ausland. 

In Österreich gibt es aktuell kein, in Verträgen verankertes Gesetz, das Homeoffice oder mobiles Arbeiten zu einem Grundrecht macht. Vor allem dann nicht, wenn der Arbeitsort vorübergehend ins Ausland verlegt werden soll. Die Vereinbarungen zu den jeweiligen Modellen müssen also individuell zwischen Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber*in stattfinden.

Richtlinien für Workations

Auch wenn die Politik noch keine anwendbaren Regeln für Workations geschaffen hat, so gibt es einige Richtlinien, die auf Workations anwendbar sind. Diese umfassen vor allem die Dauer der Workation, Arbeitshöchstzeit und Mindestruhezeiten. 

Für die Dauer der Workation gilt grundsätzlich Folgendes: Je länger der Aufenthalt, desto schwieriger wird die versicherungstechnische, arbeitsrechtliche und steuerrechtliche Situation für den oder die Arbeitgeber*in. Was innerhalb der EU recht problemlos behandelbar ist, wird bei Reisen außerhalb Europas schon schwieriger. So ist es in Portugal ein längerer Workation Aufenthalt beispielsweise kein Problem. Bali bietet seit Kurzem sogar ein eigenes Visum an, das es digitalen Nomaden, die bei ausländischen Unternehmen angestellt sind, ermöglicht, bis zu fünf Jahre steuerfrei in Bali leben und arbeiten zu können. Ähnliche Regelungen bieten Destinationen wie Hawaii, Dubai oder Mexiko. Auf der offiziellen Webseite des Ziellandes findet man im Normalfall aber alle nötigen Informationen, Dokumente und Updates zu den oben besprochenen Themen. 

Sozialversicherungsrecht

Innerhalb der EU, dem ERW und der Schweiz unterliegen grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse der EU-Sozialrechtsverordnung (VO (EG) 883/2004). Diese besagt, dass Arbeitnehmer*innen grundsätzlich in dem Land Sozialversicherungsabgaben leisten müssen, in dem sie eben gerade arbeiten. 

Um in Österreich arbeiten zu können, braucht grundsätzliche jeder Mitarbeitende einen Hauptwohnsitz oder Lebensmittelpunkt. In dem Land, in dem sich der Hauptwohnsitz oder Lebensmittelpunkt befindet, müssen Sozialversicherungsabgaben geleistet werden. Allerdings nur, wenn mehr als 25% der Gesamttätigkeit auch dort ausgeübt wird.  

Ist der oder die Arbeitnehmer*in nur vorübergehend in einem anderen Staat tätig, bleibt die Sozialversicherung in dem Staat, in dem üblicherweise gearbeitet wird, erhalten. Allerdings nur, wenn der Mitarbeitende von vom Unternehmen dorthin entsendet wird. In der Regel wünschen sich Mitarbeitende die Workation selbst und werden nicht von Arbeitgeber*innen ins Ausland entsendet. Das würde bedeuten, dass Arbeitnehmer*innen für die Dauer der Workation nicht sozialversichert sind. Dank einer neuen Regelung, die seit 2021 in Kraft ist, können Arbeitskräfte auf Workation von Arbeitgeber*innen im Rahmen einer Auslandsentsendung versichert werden.

Außerhalb der EU kommt es versicherungstechnisch auf das individuelle Abkommen zwischen Arbeits- und Tätigkeitsland an. Arbeitet ein österreichischer Arbeitnehmer beispielsweise eine Zeit lang in den USA, muss er dort Sozialversicherungsabgaben leisten. Erfolgt der Auslandsaufenthalt infolge einer Entsendung, sind Ausnahmen möglich. Es kann sich bezahlt machen, in Zweifelsfällen eine zusätzliche Versicherung für die Reise abzuschließen. 

Lohnsteuerrecht

Das Prinzip der Lohnsteuer ist simpel: In dem Land, in dem gearbeitet wird, müssen auch Steuern geleistet werden. Durch Remote Work, die Pandemie, Auslandsentsendungen und Workations kommt es aber auch vermehrt dazu, dass Arbeitnehmer*innen zwar im Heimatland ihren Arbeitsort haben, aber auch einen Teil ihrer Arbeit in anderen Ländern verrichten. Rechtlich gesehen müssten daher in beiden Ländern Lohnsteuern gezahlt werden. 

Um das zu vermeiden, haben ein Großteil der Staaten ein Doppelbesteuerungsabkommen vereinbart. Innerhalb der EU trifft das auf alle Länder zu und es gilt grundsätzlich folgendes: Wird bei einer Auslandsentsendung weniger als 183 Tage im Jahr im Ausland gearbeitet, bleibt das Besteuerungsrecht bei Österreich. Ist der Aufenthalt länger, so wird die Besteuerungspflicht zwischen den beiden Staaten aufgeteilt, je nachdem wie viele Tage in den jeweiligen Staaten gearbeitet wurde. Aber Achtung: Wird die 183-Tage-Grenze überschritten, kann es passieren, dass dadurch eine ausländische Betriebsstätte begründet wird! 

In welchem Rahmen die 183 Tage gerechnet werden, kann außerdem von Land zu Land verschieden sein. Genauer Informationen zu Österreichs Doppelbesteuerungsabkommen mit anderen Staaten findet man auf der Webseite des BFM. Vor allem, wenn außerhalb der EU gereist wird, sollte der Doppelbesteuerung ein besonderes Augenmerk geschenkt werden. 

Aufenthaltsrecht und Arbeitssicherheit

Beim Thema Aufenthaltsrecht gibt es innerhalb der EU grundsätzlich kein Problem. Findet die Workation aber zum Beispiel in den USA statt, brauchen Arbeitnehmer*innen womöglich eine Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis. Viele Länder, wie zum Beispiel Island, Dubai, Barbados und Mauritius, bieten mittlerweile ein spezielles Visum für remote Arbeitskräfte an. Genaue Informationen dazu können auf den Bundeswebseiten des jeweiligen Landes nachgelesen werden. 

Vorschriften des österreichischen Arbeitsschutzgesetzes bleiben bei einer Workation in Kraft. Vor Reiseantritt muss geklärt werden, ob in der Unterkunft die nötigen Sicherheitsmaßnahmen gegeben sind und Zugang zu ärztlicher Hilfe gewährleistet werden kann. Die gesundheitliche Verfassung der Workation-Teilnehmer*innen sollte im Vorhinein abgeklärt werden.  

Die beliebtesten Workation-Länder Österreichs und deren Regelungen

Im Workation-Fieber, aber noch kein passendes Reiseziel gefunden? Um steuerliche und arbeitsrechtliche Aspekte zu erleichtern und der Personalabteilung zusätzliche Arbeit zu ersparen, ist es sinnvoll, die Workation innerhalb der EU abzuhalten. Wird es von Arbeitnehmer*innen gewünscht, sollten aber auch interkontinentale Reiseziele in die Wahl miteinbezogen werden. Die beliebtesten Reiseziele der Österreicher und deren rechtliche Bedingungen stellen wir hier kurz vor.

🇮🇹 Italien

Italien ist eines der absoluten Lieblingsreiseziele der Österreicher*innen. Zusätzlich zu schönen Stränden und guter Küche kann Italien auch an der arbeits- und steuerrechtlichen Front punkten. Seit 1985 gibt es zwischen Italien und Österreich ein Doppelbesteuerungsabkommen. Dadurch greift die 183-Tage-Regel und erleichtert remoten Arbeitskräften, die Workation am Mittelmeer zu machen.

Unbekümmert können Arbeitnehmer*innen also bei den Steuern sein. Arbeitsrecht & Höchstzeit sollten allerdings trotzdem beachtet werden. In Italien umfasst eine Standardarbeitswoche 40 Stunden. Diese darf pro Woche nur um acht Stunden überschritten werden. Wird länger als 6 Stunden pro Tag gearbeitet, müssen mindestens 10 Minuten Pause gemacht werden. Außerdem müssen Arbeitnehmer*innen mindestens 11 Stunden durchgehende Ruhezeit innerhalb 24 Stunden genießen. Die Höchstarbeitszeit pro Tag darf 13 Stunden nicht überschreiten.

🇪🇸 Spanien

Auch Spanien hat ein Doppelbesteuerungsabkommen mit Österreich. Das sonnige Paradies kann also unter der Grenze von 183 Tagen zur Workation genutzt werden, ohne dass sich dabei steuerliche Ansprüche ändern. Dieses greift auch auf den vielen Inseln Spaniens, wie zum Beispiel Gran Canaria, Fuerteventura oder Mallorca.

Gleich wie in Österreich umfasst auch in Spanien eine Standardarbeitswoche 40 Stunden. Die erlaubten Überstunden werden hier aufs Jahr aufgerechnet und sind somit erst bei einem langen Workation-Aufenthalt relevant. Bis zur Grenze von 80 Überstunden pro Jahr können diese mit Bezahlung vergütet werden. Den Rest muss der oder die Arbeitgeber*in mit Zeitausgleich begleichen.

Obwohl das Land bekannt für stundenlange Siestas ist, spiegelt sich diese Einstellung nicht unbedingt im Arbeitsrecht wider. Die täglichen Arbeitszeiten verhalten sich ähnlich wie in Italien. Nach sechs Stunden Arbeit muss eine Mindestpause von 15 Minuten eingelegt werden.

🇹🇷 Türkei

Auch zwischen Österreich und der Türkei gibt es ein Doppelbesteuerungsabkommen, das besagt, dass es zu keinen steuerlichen Konsequenzen kommt, wenn die Workation 183-Tagen im Zeitraum von 12 Monaten nicht überschreiten.  Aber Achtung: Dieser Zeitraum startet mit dem Antritt der Workation und nicht mit dem jeweiligen Kalenderjahr.

In der Türkei ist die Standardarbeitszeit höher und beträgt pro Woche 45 Stunden. Die jährlich zulässigen Überstunden dürfen nicht höher als 270 sein.

Bei maximal 4 Stunden Arbeitszeit steht der oder dem Arbeitnehmer*in eine Pausenzeit von 15 Minuten zu. Bis 7,5 Stunden müssen Arbeiter*innen eine halbe Stunde Pause machen. Überschreitet die Arbeitszeit 7,5 Stunden, braucht es 1 Stunde Pausenzeit. Diese Zeiten können aber je nach betrieblichen Anforderungen und Vereinbarungen auch abgewandelt werden.

🇭🇷 Kroatien

Das beliebte Land am Mittelmeer hat schon seit 2001 ein Doppelbesteuerungsabkommen mit Österreich, also sogar noch vor Kroatiens Beitritt in die EU. Auch hier kann eine Workation unternommen werden, ohne dass zusätzliche Steuern für die geleistete Arbeit anfallen.

In Kroatien beträgt die durchschnittliche Arbeitswoche 40 Stunden, wobei 10 Überstunden pro Woche zulässig sind. Wird in Kroatien länger als 6 Stunden pro Tag gearbeitet, muss eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten gemacht werden. In Kroatien wird diese Mindestpause außerdem zur Arbeitszeit hinzugerechnet.

🇬🇷 Griechenland

Auch bei unserem letzten Staat greift das Doppelbesteuerungsabkommen, und die 183-Tage Grenze ist somit zu beachten.

Wie bei den meisten anderen Urlaubsfavoriten der Österreicher*innen gilt auch in Griechenland die 40-Stunden-Woche als Standardarbeitszeit. Diese darf um 5 Stunden pro Woche überschritten werden. Außerdem wird die Mehrarbeit mit einem 20-prozentigen Zuschlag zum herkömmlichen Stundenlohn entlohnt. Auch hier gilt: Wird länger als 6 Stunden gearbeitet, müssen mindestens 15 Minuten Pause eingelegt werden.

Eines steht fest: Der Workation Trend wird in Zukunft unter Remote Arbeitskräften immer beliebter werden. Aber nicht nur Mitarbeitende finden Gefallen am Modell: Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit, Employer Branding und die Attraktivität des Unternehmens am Arbeitsmarkt ist auch für Arbeitgeber*innen von Vorteil. 

Bei der Planung einer Workation sollten die rechtlichen Bestimmungen des Ziellandes und Österreichs aber genau betrachtet werden, um nicht im Nachhinein eine böse Überraschung zu bekommen. Ein Aufwand, der sich auszahlt, und mit Sicherheit zu einer positiven Entwicklung des Unternehmens beitragen wird.