Der Erfolg deines Projekts hängt davon ab, wie gut es geplant, durchgeführt und überwacht wird. Einer der entscheidenden Aspekte des Projektmanagements ist dabei das Konzept der Deliverables (zu Deutsch etwa Liefergegenstände od. Leistungen). In diesem Guide werfen wir einen Blick auf die Definition von Deliverables, ihre Bedeutung und den Prozess, sie effektiv zu managen. Egal, ob du Projektmanagerin, Teammitglied oder einfach nur neugierig auf Projektmanagement bist – dieser Artikel soll dir das Konzept der Deliverables und ihrer Rolle in der erfolgreichen Projektumsetzung auf einfache Weise näherbringen.
Die Definition von Deliverables:
Deliverables sind greifbare oder immaterielle Ergebnisse, die abgeschlossen oder bereitgestellt werden müssen, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen. Sie dienen als messbare Ergebnisse und Meilensteine, die oft zu Projektbeginn festgelegt und vereinbart werden.
Deliverables sind die Endprodukte der Projektaktivitäten und sind das, was das Projektteam und die Stakeholder erwarten, sobald das Projekt (oder eine Meilenstein) abgeschlossen ist. Im Wesentlichen sind Deliverables die „Lieferungen“, die den erfolgreichen Abschluss von Projektphasen oder des gesamten Projekts demonstrieren. Sie können verschiedene Formen annehmen, wie Dokumente, Software, Prototypen, Berichte oder andere greifbare oder immaterielle Gegenstände, die die Projektanforderungen und -ziele erfüllen.
Beispielsweise können in einem Softwareentwicklungsprojekt die Deliverables den Code für die Software, Benutzerhandbücher und Schulungsmaterialien umfassen. In einem Bauprojekt könnten die Deliverables das fertiggestellte Gebäude, Architekturpläne oder notwendige Genehmigungen sein. Bei einer Marketingkampagne wiederum können die Liefergegenstände aus einem Marketingplan, Werbematerialien und messbaren Kampagnenergebnissen bestehen.
Warum du Deliverables nutzen solltest
Deliverables spielen eine entscheidende Rolle bei der Definition und Messung des Erfolgs deines Projekts. Sie bieten einen klaren und konkreten Weg zu beurteilen, ob das Projekt seine Ziele erreicht hat und die Anforderungen erfüllt sind, die im Projektrahmen festgelegt wurden. Durch die Festlegung spezifischer Ergebnisse haben Projektmanagerinnen und Stakeholder ein gemeinsames Verständnis davon, was vom Projekt erwartet wird. So wird sicherstellt, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Darüber hinaus dienen Deliverables als Grundlage für das Management von Projektzeitplänen, Budgets und Ressourcen. Durch die Definition und Organisation von Deliverables können Projektteams Projektstrukturpläne (work breakdown structures) erstellen, die die Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine für die Erstellung der Deliverables umreißen. Dies ermöglicht wiederum eine effektive Terminplanung, Ressourcenzuweisung und Fortschrittsverfolgung und stellt sicher, dass das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.
Deliverables sind auch für die Kommunikation und Einbindung der Stakeholder unerlässlich. Sie bieten eine Möglichkeit, Fortschritte zu demonstrieren und die Stakeholder über den Status des Projekts zu informieren. Klar definierte Deliverables helfen, Vertrauen und Zuversicht unter den Stakeholdern aufzubauen, da sie die konkreten Ergebnisse ihrer Investition in das Projekt sehen können.
Insgesamt lässt sich die Bedeutung von Deliverables im Projektmanagement wie folgt zusammenfassen:
- Definition des Projekterfolgs: Sie bieten eine klare Benchmark zur Messung des Erfolgs eines Projekts und stellen sicher, dass es seine Ziele erreicht und die Anforderungen der Stakeholder erfüllt.
- Steuerung von Projektplanung und Durchführung: Durch die Definition spezifischer Ergebnisse können Projektteams detaillierte Projektpläne, Quality Gates und Zeitpläne erstellen, um Projektaufgaben, Ressourcen und Zeitpläne effektiv zu verwalten.
- Förderung der Stakeholderbeteiligung: Deliverables dienen als Kommunikationsmittel mit den Stakeholdern, um den Projektfortschritt zu demonstrieren und den Stakeholdern zu ermöglichen, Feedback zu geben und informierte Entscheidungen zu treffen.
- Sicherung von Qualität und Rechenschaftspflicht: Klar definierte Deliverables helfen, Qualitätsstandards und Rechenschaftspflicht zu etablieren, da sie die Grundlage für Überprüfungen, Bewertungen und die Sicherstellung bilden, dass die Projektergebnisse die vordefinierten Kriterien erfüllen.
Deliverables vs. Outputs: Was ist der Unterschied?
Im Projektmanagement werden die Begriffe “Deliverables” und “Outputs” oft austauschbar verwendet, was zu Verwirrung über ihre genauen Bedeutungen führt. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass es einen klaren Unterschied zwischen diesen beiden Konzepten gibt.
- Deliverables sind die greifbaren oder immateriellen Produkte, Ergebnisse oder Outcomes, die als direkte Folge der Projektaktivitäten produziert werden. Sie sind die konkreten Gegenstände, die formal an die Projektbeteiligten oder Kunden übergeben werden, sobald sie abgeschlossen sind. Ergebnisse werden in der Regel im Projektumfang festgelegt und dienen zur Messung des Erfolgs des Projekts.
- Outputs hingegen beziehen sich auf die unmittelbaren Ergebnisse der Projektaktivitäten. Sie sind die Zwischenprodukte oder Ergebnisse, die im Verlauf des Projekts entstehen. Outputs sind wesentliche Schritte im Prozess der Erstellung von Deliverables, aber sie müssen nicht unbedingt die endgültigen Produkte sein, die an die Beteiligten geliefert werden. Zum Beispiel kann in einem Softwareentwicklungsprojekt der Code für ein bestimmtes Feature ein Output sein, während das vollständig getestete und dokumentierte Feature das Deliverable ist.
Der primäre Unterschied zwischen Deliverables und Outputs liegt also in ihrer Endgültigkeit und der Ausrichtung auf die Stakeholder. Deliverables sind die ultimativen Projektergebnisse, die formal an die Stakeholder geliefert werden, während Outputs die Zwischenprodukte der Projektaktivitäten sind. Diesen Unterschied zu verstehen, ist entscheidend für das effektive Projektmanagement sorgt dafür, dass Projektteams und Stakeholder ein klares und gemeinsames Verständnis von Projektfortschritt und endgültigen Liefergegenständen haben.
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Die Rolle der Deliverables im Projektlebenszyklus
Der Projektlebenszyklus bezieht sich auf die Reihe von Phasen, die ein Projekt von seiner Initiation bis zu seinem Abschluss durchläuft. Jede Phase des Projektlebenszyklus hat spezifische Liefergegenstände (Deliverables) zugeordnet, und diese Liefergegenstände spielen eine entscheidende Rolle bei der Lenkung des Projekts und der Sicherstellung seines Erfolgs. Lassen uns die Rolle der Liefergegenstände in jeder Phase des Projektlebenszyklus genauer ansehen:
1. Initiierungsphase
Während der Initiierungsphase liegt das Hauptaugenmerk darauf, das Projekt und seine Ziele zu definieren, die Stakeholder zu identifizieren und die anfängliche Projektplanung festzulegen. Die wichtigsten Deliverables in dieser Phase umfassen in der Regel eine Projektcharta, die den Zweck, die Ziele und den groben Umfang des Projekts umreißt, und eine vorläufige Machbarkeitsstudie oder einen Business-Case zur Beurteilung der Durchführbarkeit des Projekts. Diese Liefergegenstände helfen, das Projekt zu formalisieren, die Unterstützung der Stakeholder zu gewinnen und bilden die Grundlage für die Planung und Durchführung des Projekts.
2. Planungsphase
Die Planungsphase ist der Zeitpunkt, an dem das Projekt umfassend geplant und der Projektplan erstellt wird. Die Liefergegenstände in dieser Phase umfassen einen detaillierten Projektplan, der den Projektumfang, Zeitplan, Budget, Ressourcen, Risikomanagementplan, Qualitätsplan und Kommunikationsplan umfasst. Weitere wichtige Deliverables können beispielsweise ein Projektstrukturplan sein, der das Projekt in überschaubare Aufgaben zerlegt, und ein Stakeholder-Managementplan, um die Projektbeteiligten effektiv zu beteiligen und zu verwalten. Diese Liefergegenstände sind entscheidend, um einen Fahrplan für das Projekt festzulegen, zu definieren, wie es durchgeführt wird, und sicherzustellen, dass es innerhalb der festgelegten Einschränkungen von Zeit, Kosten und Qualität abgeschlossen wird.
3. Durchführungsphase
Die Durchführungsphase ist der Zeitpunkt, an dem die tatsächliche Projektarbeit stattfindet und Deliverables produziert werden. Die primären Liefergegenstände in dieser Phase sind die Projektarbeit selbst sowie die zugehörigen Liefergegenstände, die im Projektplan erläutert sind. Diese Liefergegenstände können je nach Art des Projekts stark variieren. In einem Bauprojekt können die Deliverables beispielsweise abgeschlossene Bauteile sein, während in einem Softwareentwicklungsprojekt die Liefergegenstände entwickelter Code, getestete Softwaremodule und Benutzerdokumentation sein können. Die Hauptrolle der Deliverables in dieser Phase besteht darin, sicherzustellen, dass die Projektarbeit gemäß Plan voranschreitet, dass Qualitätsstandards eingehalten werden und dass die Projektergebnisse wie beabsichtigt produziert werden (Projekt-Deliverables-Checkliste auf Canva).
4. Überwachungs- und Steuerungsphase
Die Überwachungs- und Steuerungsphase konzentriert sich darauf, die Projektleistung zu verfolgen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie dem Projektplan und den Zielen entspricht. Die wichtigsten Deliverables in dieser Phase umfassen Fortschrittsberichte, die Updates zum Status des Projekts liefern, einschließlich seines Fortschritts, Zeitplans, Budgets und etwaiger Probleme oder Änderungen. Zusätzlich Liefergegenstände können in dieser Phase Änderungsanträge, Qualitätskontrollmessungen und Maßnahmenpläne sein. Diese Deliverables spielen eine entscheidende Rolle dabei, Projektmanager und Stakeholder dabei zu unterstützen, den Projektfortschritt zu überwachen, Probleme und Änderungen zu identifizieren und anzugehen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht.
5. Abschlussphase
Die Abschlussphase markiert den formellen Abschluss des Projekts und den Übergang seiner Deliverables an die Stakeholder. Die wichtigsten Liefergegenstände in dieser Phase umfassen einen Projektabschlussbericht, der die Errungenschaften des Projekts, “Lessons Learned” und etwaige offene Fragen oder Aufgaben zusammenfasst. Zusätzlich werden die endgültigen Projektliefergegenstände formal an die Stakeholder übergeben, und eine formelle Abnahmedokumentation wird eingeholt, um zu bestätigen, dass die Liefergegenstände die vereinbarten Anforderungen und Qualitätsstandards erfüllen. Die Rolle der Deliverables in dieser Phase besteht darin, sicherzustellen, dass das Projekt systematisch und geordnet abgeschlossen wird, dass die Projektergebnisse effektiv an die Stakeholder übertragen werden und dass etwaige verbleibende administrative oder vertragliche Aufgaben abgeschlossen sind.
Zusammenfassend spielen Liefergegenstände in jeder Phase des Projektlebenszyklus eine kritische Rolle, von der Festlegung der Grundlagen und Ziele des Projekts über Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung bis hin zum Projektabschluss. Sie bieten einen klaren und messbaren Weg, um Fortschritte zu verfolgen, sicherzustellen, dass die Projektarbeit ihre Ziele und Anforderungen erfüllt, und fördern eine effektive Kommunikation und Stakeholderbeteiligung während des gesamten Projekts.
Wie definiert man Liefergegenstände in einem Projekt?
Die Definition von Liefergegenständen ist ein entscheidender Schritt im Prozess des Projektmanagements, da sie die Grundlage für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts legt. Der Prozess der Definition von Deliverables umfasst die Identifizierung, Beschreibung und Dokumentation der spezifischen Produkte, Ergebnisse oder Ziele, die das Projekt produzieren soll. Hier sind die wichtigsten Schritte, um Liefergegenstände in einem Projekt effektiv zu definieren:
Schritt 1: Überprüfung des Projektumfangs
Das Project-Scope-Statement bietet eine detaillierte Beschreibung der Projektziele, Anforderungen und Einschränkungen. Durch die Überprüfung des Projektumfangs können die Schlüsselelemente identifiziert werden, die geliefert werden müssen, um die Projektziele zu erreichen. Das Scope-Statement sollte die erwarteten Deliverables klar umreißen, einschließlich ihrer Merkmale, Funktionen und aller spezifischen Anforderungen oder Kriterien, die erfüllt werden müssen.
Schritt 2: Einbindung der Stakeholder
Die Stakeholder-Einbindung ist im Prozess der Definition von Liefergegenständen entscheidend, da verschiedene Stakeholder unterschiedliche Erwartungen und Anforderungen an die Projektergebnisse haben können. Die Einbindung von Stakeholdern, einschließlich Kunden, Endbenutzern und Projektteammitgliedern, ermöglicht es, unterschiedliche Perspektiven zu sammeln und sicherzustellen, dass die definierten Liefergegenstände den Bedürfnissen und Erwartungen aller beteiligten Parteien entsprechen. Durch die Durchführung von Workshops, Interviews oder Umfragen können wertvolle Informationen gesammelt werden, um die Deliverables zu definieren und zu priorisieren.
Schritt 3: Einsatz eines strukturierten Ansatzes
Die Verwendung eines strukturierten Ansatzes, wie die Erstellung eines Projektstrukturplans kann helfen, den Projektumfang in kleinere Deliverables zu zerlegen. Dieser Plan organisiert die Projektarbeit in hierarchischen Ebenen, wobei die unterste Ebene die einzelnen Liefergegenstände enthält. Die Aufteilung des Projekts in kleinere Deliverables schafft Klarheit und Präzision und erleichtert es, die Projektziele zu definieren und zu verwalten.
Schritt 4: Liefergegenstände messbar und überprüfbar machen
Es ist entscheidend sicherzustellen, dass die definierten Liefergegenstände klar, spezifisch und messbar sind. Jedes Deliverable sollte so beschrieben werden, dass objektiv überprüft werden kann, ob es erfolgreich abgeschlossen wurde. Dies kann die Festlegung quantitativer Kriterien, Qualitätsstandards oder Abnahmetests umfassen, die die Liefergegenstände erfüllen müssen. Zum Beispiel könnte in einem Softwareentwicklungsprojekt ein messbarer Liefergegenstand die bugfreie Nutzung eines bestimmten Features sein.
Schritt 5: Dokumentation der Deliverables
Die Dokumentation der Deliverables in einer formalen Liste oder einem Register ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder ein gemeinsames Verständnis davon haben, was von dem Projekt erwartet wird. Die Liste der Deliverables sollte eine klare Beschreibung jedes Liefergegenstands umfassen, einschließlich seines Namens, seiner Beschreibung, Zweck, Abnahmekriterien und aller Abhängigkeiten oder Beziehungen zu anderen Liefergegenständen. Diese Dokumentation dient als Referenzpunkt im gesamten Projekt und hilft, Missverständnisse zu verhindern und Scope Creep vorzubeugen.
Schritt 6: Überprüfung und Anpassung
Nach der erstmaligen Definition der Deliverables ist es wichtig, eine Überprüfung mit den wichtigsten Stakeholdern und Projektteammitgliedern durchzuführen. Dabei wird Feedback gesammelt, um sicherzustellen, dass die Liefergegenstände umfassend sind und mit den Projektzielen übereinstimmen. Dieser Überprüfungsprozess bietet die Möglichkeit, etwaige Lücken, Redundanzen oder Unklarheiten in den Deliverables zu identifizieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Die iterative Anpassung der Liefergegenstände basierend auf dem Feedback trägt dazu bei, ihre Genauigkeit und Relevanz zu verbessern.
So kannst du Liefergegenstände in einem Projekt effektiv definieren und sicherstellen, dass sie gut verstanden werden, mit den Projektzielen übereinstimmen und erfolgreich geliefert und überprüft werden können. Klare und gut definierte Liefergegenstände legen den Grundstein für eine effektive Projektplanung, Durchführung und Kontrolle und tragen letztendlich zum erfolgreichen Abschluss des Projekts bei.
Deliverables Beispiele aus der Praxis
Die folgenden Deliverables Beispiele aus der Praxis sollen dir helfen, die verschiedenen Arten und Anwendungen von Deliverables zu verstehen:
- Softwareentwicklungsprojekt: In einem Softwareentwicklungsprojekt können Deliverables die Entwicklung spezifischer Module oder Funktionen, Test- und Fehlerberichte, Benutzerdokumentationen und das abschließende kompilierte und ausführbare Softwareprodukt umfassen. Jedes dieser Deliverables stellt ein greifbares Ergebnis des Entwicklungsprozesses dar und ist entscheidend für die erfolgreiche Bereitstellung und Nutzung der Software.
- Eventplanungsprojekt: Im Kontext der Eventplanung können Deliverables Eventkonzeptvorschläge, Auswahl und Buchungsbestätigungen von Veranstaltungsorten, Veranstaltungsagenda und Programmabläufe, Veranstaltungsschilder und Dekorationen, Gästeeinladungen und RSVP-Listen, Pläne für das Eventmanagement vor Ort, Nach-Event-Umfragen und Feedbackberichte umfassen. Diese Deliverables repräsentieren die kreativen, logistischen und organisatorischen Elemente, die zusammenkommen, um den Erfolg einer Veranstaltung zu gewährleisten.
- Bauprojekt: Bei einem Bauprojekt könnten Deliverables eine breite Palette von greifbaren Ergebnissen umfassen, wie Architekturzeichnungen, Baupläne, Baugenehmigungen, Baustoffe, fertige Gebäudekomponenten (z. B. Fundamente, Wände und Dach) und letztendlich das fertige und voll funktionsfähige Gebäude. Diese Deliverables zeigen die fortschreitenden Stadien des Bauprozesses und sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt den gestalterischen Anforderungen und behördlichen Vorschriften entspricht.
- Öffentliches Kunstprojekt: Bei einem öffentlichen Kunstprojekt könnten Deliverables aus Künstlervorschlägen und Auswahlkriterien, Geländeuntersuchungen und Genehmigungen, Fortschrittsaktualisierungen der Kunstfertigung, Plänen für das Community-Engagement, Richtlinien zur Sicherheit und Wartung der Installation und Koordination des Enthüllungsevents bestehen. Diese Deliverables zeigen die künstlerische Vision, die regulatorische Einhaltung, die Beteiligung der Gemeinschaft und die technischen Überlegungen, die bei der Realisierung von Kunst im öffentlichen Raum eine Rolle spielen.
- Marketingkampagne: Bei einer Marketingkampagne können Deliverables in Form von Marketingstrategiedokumenten, kreativen Konzeptentwürfen, Werbe- und Promotionsmaterialien (z. B. Broschüren, Bannern und Videos), Inhalten für soziale Medien, Analyse der Kampagnenleistung und messbaren Kampagnenergebnissen (z. B. gesteigerter Website-Verkehr, Leads oder Verkäufe) vorliegen. Diese Deliverables zeigen die kreativen und strategischen Bemühungen hinter der Kampagne und bieten greifbare Assets zur Erreichung und Bindung der Zielgruppe.
Durch die Betrachtung dieser Beispiele aus der Praxis wird deutlich, dass Deliverables die konkreten Erzeugnisse sind, die den Erfolg eines Projekts vorantreiben, und wie sie je nach Art des Projekts variieren. Das Verständnis dieser Beispiele kann dir als Projektmanagerin und deinen Teammitgliedern helfen, die vielfältigen Formen und die Bedeutung von Deliverables in ihren jeweiligen Bereichen zu verstehen.
Fazit
Das Konzept der Deliverables ist ein Grundpfeiler des effektiven Projektmanagements und spielt eine entscheidende Rolle bei der Steuerung, Messung und Sicherstellung des Erfolgs von Projekten. Klare und gut definierte Deliverables bieten Projektteams und Stakeholdern eine Roadmap, etablieren konkrete Meilensteine für Fortschritt und Qualität und dienen als greifbare Beweise für Projekterfolge. Wie wir anhand einer Vielzahl von Beispielen gesehen haben, sind Deliverables nicht nur in traditionellen Projektbereichen wie Bauwesen und Softwareentwicklung, sondern in einer Vielzahl von Projekttypen unerlässlich.
Durch das Verständnis der vielfältigen Natur von Deliverables und ihrer spezifischen Rollen in unterschiedlichen Projektkontexten können Projektmanagerinnen und Teammitglieder ihre Fähigkeit zur Planung, Durchführung und erfolgreichen Abschluss von Projekten verbessern. Definition, Kommunikation und aktive Steuerung von Deliverables im gesamten Projektlebenszyklus ist der Schlüssel zur Förderung von Klarheit, Verantwortlichkeit und letztendlich zur Zufriedenheit der Stakeholder.
