COVID EVENT SAFTY GUIDE: 10 Maßnahmen für sichere Teambuilding-Events

COVID-19 EVENT SAFETY GUIDE: 10 Maßnahmen für sichere Teambuilding-Events

Stand 22. September 2020 – Integriert wurden Inhalte aus Gesetzen, Erlässen, Verordnungen, Pressekonferenzen und Rundschreiben der Regierung sowie dem Roten Kreuz, die im Zusammenhang mit dem Covid-19-Virus und beruflichen Veranstaltungen stehen.

Sicherheit ist nicht erst seit Corona wichtig. Daher haben wir seit jeher einen umfassenden Event Safety Guide für unsere Veranstaltungen, den wir nun um die COVID-19-Bestimmungen erweitert haben. Die neuen Maßnahmen und Regeln sollen die Ansteckungsgefahr auf ein Minimum reduzieren, um sowohl den Verantwortlichen, als auch den Teilnehmern ein sorgenfreies Event zu ermöglichen. Dieser Guide soll euch einen Überblick geben, was bei unseren Events & Workshops wann und wie umgesetzt wird. Damit soll die Transparenz und die Planungssicherheit gestärkt werden. Dennoch ist zu erwähnen, dass unser Guide keine Pauschallösung ist – es ist weiterhin die persönliche Entscheidung jedes einzelnen Teilnehmers gefragt, ob die Veranstaltung besucht oder gemieden wird. Insbesondere gilt dies für die Risikogruppe.

Sollte aufgrund kurzfristiger Beschlüsse oder Verordnungen das gebuchte Event nicht umgesetzt werden dürfen, so können die gebuchten Leistungen von teamazing gerne kostenfrei verschoben werden.

5 Maßnahmen in der Planung

Ob die geplante Veranstaltung zum gewünschten Datum mit der voraussichtlichen Teilnehmeranzahl in Österreich grundsätzlich durchgeführt werden darf, könnt ihr bei uns persönlich nachfragen – wir sind in dieser Hinsicht up-to-date und können euch eine valide Auskunft zur aktuellen Situation geben. Stehen die Zeichen gut, dann kann die Planung starten. Doch Vorsicht: Die einflussreichsten Faktoren für die Teilnehmersicherheit müssen bereits in der Planung berücksichtigt werden.

⚠ Update 22.09.2020

Auszug aus der COVID-19-Lockerungsverordnung vom 27.05.2020 unter § 10 (2) sowie § 10 (3):

  • „Veranstaltungen ohne zugewiesene und gekennzeichnete Sitzplätze mit mehr als zehn Personen in geschlossenen Räumen und mit mehr als 100 Personen im Freiluftbereich sind untersagt. Personen, die zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind, sind in diese Höchstzahlen nicht einzurechnen.
  • „Veranstaltungen mit ausschließlich zugewiesenen und gekennzeichneten Sitzplätzen sind mit einer Höchstzahl bis zu 1 500 Personen in geschlossenen Räumen und mit einer Höchstzahl bis zu 3 000 Personen im Freiluftbereich zulässig. Personen, die zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind, sind in diese Höchstzahlen nicht einzurechnen.“

Auszug aus der Meldung vom 21.09.2020 der Bundesregierung:

  • „Für Kultur-, Sport- und berufliche Veranstaltungen mit ausschließlich zugewiesenen und gekennzeichneten Sitzplätzen sowie Präventionskonzept bestehen die bisherigen Bestimmungen weiter.“

1. 100% Outdoor

Die Ansteckungsgefahr ist im Freien niedriger als in geschlossenen Räumen. Der Grund dafür liegt im Wind, bzw. die kontinuierliche Durchlüftung, sodass Aerosole schnell weggetragen werden. Demnach sollte die gesamte Veranstaltung zu 100% Outdoor geplant werden – was neben der Sicherheit auch andere Vorteile mit sich bringt. Wir waren schon vor Corona große Fans von Outdoor-Veranstaltungen. Für euch haben wir in Summe 34 Geheimtipps für Outdoor-Betriebsausflüge und Wanderungen in der Steiermark und im Umkreis von Wien zusammengestellt. Bei Schlechtwetter kann das geplante Outdoor-Event übrigens, aus gegebenen Anlass, bei uns bis zu 24h vorher kostenlos verschoben werden.

1.1. Indoor-Location

Sollte die Outdoor-Variante aus gegebenen Umständen nicht möglich sein, kann die Veranstaltung grundsätzlich auch Indoor durchgeführt werden, sofern diese gemäß § 10 der COVID-19-Lockerungsverordnung möglich ist. Es empfiehlt sich, bei der Locationauswahl folgende Faktoren zu berücksichtigen:

  1. Großzügige Flächen sowie die Möglichkeit von zugewiesenen Sitzplätzen. Der Mindestabstand muss zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden.
  2. Die Räumlichkeiten verfügen über eine ausgesprochen gute Luftzirkulation.
  3. Die Location hat eine Möglichkeit zur Isolierung von Verdachtsfällen vorgesehen.

2. Das passende Programm

Bei passiven Programmpunkten, wie Vorträge, Weiterbildungen oder Präsentationen, ist der 1-Meter-Mindestabstand mit der Sitzordnung leicht einzuplanen und umzusetzen. Bei interaktiven Programmen  ist die Planung und Umsetzung etwas komplexer. Vor allem bei Teambuilding-Spielen ist die Distanz schwieriger zu gewährleisten. Daher haben wir all unsere Erlebnisbuilding-Aufgaben streng auf den 1-Meter-Mindestabstand geprüft und konnten 11 von 25 Aufgaben das 1-Meter-Mindestabstand-Siegel vergeben.

Covid-19-Safe Erlebnisbuilding-Aufgaben

Hier 4 der 11 Erlebnisbuilding-Aufgaben, bei denen der 1-Meter-Mindestabstand durchgehend eingehalten werden kann:

⚠ Update 28.05.2020

Auszug aus der COVID-19-Lockerungsverordnung unter § 10 (9):

„Kann auf Grund der Eigenart einer Schulung, Aus- und Fortbildung
1. der Mindestabstand von einem Meter zwischen Personen und/oder
2. von Personen das Tragen von einer den Mund- und Nasenbereich abdeckenden mechanischen Schutzvorrichtung nicht eingehalten werden,
ist durch sonstige geeignete Schutzmaßnahmen das Infektionsrisiko zu minimieren. Die Verpflichtung zum Tragen einer den Mund- und Nasenbereich abdeckenden mechanischen Schutzvorrichtung gilt nicht für Teilnehmer, während sie sich auf ihren Sitzplätzen aufhalten sowie für Vortragende.

3. Gastronomische Planung

Ebenso wichtig, wie die passende Programm-Planung, ist die kritische Hinterfragung bei der Verpflegung. Hier gelten folgende Richtlinien:

  1. Tische, Sitzplätze, Verabreichungsplätze und Gänge sind so zu planen, dass durchgehend 1-Meter-Mindestabstand gewährleistet ist.
  2. Maximal 10 Personen je Tisch. Eine Konsumation von Speisen & Getränken ist ausschließlich an den Tischen erlaubt.
  3. Gastronomie-Mitarbeiter müssen bei Kundenkontakt eine den Mund- und Nasenbereich abdeckende mechanische Schutzvorrichtung tragen.

4. Zusammenarbeit mit der Gesundheitsbehörde

Bei Veranstaltungen über 250 TeilnehmerInnen bedarf es einer Bewilligung der für den Veranstaltungsort zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde. Es empfiehlt sich über alle bisher umgesetzten und geplanten Maßnahmen genau Protokoll zu führen, um gemeinsam mit der Bezirksverwaltungsbehörde das Risiko der Veranstaltung bewerten zu können.

5. Transparenz zwischen Teilnehmer und Veranstalter

Transparenz bringt nicht nur ein Sicherheitsgefühl, sondern kann auch maßgeblich dazu beitragen, dass Risiken minimiert werden. So müssen unbedingt folgende Informationen zwischen den Teilnehmern und dem Veranstalter ausgetauscht werden.

  • Information vom Veranstalter an die Teilnehmer:

    1. Aufklärung über COVID-19-Symptome
    2. Übersichtliche Darstellung der Sicherheitsmaßnahmen
      (z.B.: Mit dem Firmenlogo bedruckte Schutzmasken liegen Vorort bereit – Angebot für bedruckte Mund-Nasen-Schutzmasken anfragen)
    3. Hinweis auf die (trotz alledem) bestehenden Risiken der Veranstaltung
  • Information der Teilnehmer an den Veranstalter:

    1. Bekanntgabe bzgl. Risikogruppe
      Ist ein Teilnehmer Teil der Risikogruppe empfehlen wir den restriktiven Ausschluss von der Veranstaltung
    2. Wurden in der Vergangenheit Risikogebiete besucht *
    3. Verspürt der Teilnehmer etwaige Symptome *

* Punkt 2. und 3. müssten kurz vor der Veranstaltung erhoben werden.

5 Vorort-Maßnahmen

Die Planung ist nur so gut, wie die Umsetzung. Deshalb bedarf es bei der Veranstaltung eine Null-Toleranz bzgl. Lockerungen auf die vorgeschriebenen Regeln. Damit die Sicherheitsmaßnahmen auch umgesetzt werden, gibt es bei uns neben dem Eventmanager auf Wunsch auch einen Sicherheitsbeauftragten.

1. COVID-19-Sicherheitsbeauftragter

Es ist leider menschlich, dass Teilnehmer unbewusst in gewohnte Muster zurückfallen – so kann es schnell passieren, dass der Mindestabstand nicht eingehalten wird oder auf andere schützende Maßnahmen vergessen wird. Der Sicherheitsbeauftragte ist dafür verantwortlich, dass die geplanten Maßnahmen auch wirklich umgesetzt werden. Er instruiert die Teilnehmer und kümmert sich auch um alle Bestimmungen mit Drittanbietern (Gastronomie, Location etc.). Teambuilding-Angebot mit Sicherheitsbeauftragtem erstellen.

Hygiene- & Sicherheitsbeauftragte

⚠ Update 21.09.2020

Ein COVID-19-Sicherheitsbeauftragter ist bei Veranstaltungen gemäß § 10 (5) verpflichtet und hat ein COVID-19-Präventionskonzept vorzulegen.

  • „Der für eine Veranstaltung Verantwortliche hat bei Veranstaltungen in geschlossenen Räumen mit über 50 Personen und bei Veranstaltungen im Freien mit über 100 Personen einen COVID-19-Beauftragten zu bestellen und ein COVID-19-Präventionskonzept auszuarbeiten und dieses umzusetzen. Das COVID-19-Präventionskonzept hat insbesondere Vorgaben zur Schulung der Mitarbeiter und basierend auf einer Risikoanalyse Maßnahmen zur Minimierung des Infektionsrisikos zu beinhalten. Hiezu zählen insbesondere:
    1. Regelungen zur Steuerung der Besucherströme,
    2. spezifische Hygienevorgaben,
    3. Regelungen zum Verhalten bei Auftreten einer SARS-CoV-2-Infektion,
    4. Regelungen betreffend die Nutzung sanitärer Einrichtungen,
    5. Regelungen betreffend die Verabreichung von Speisen und Getränken. Das COVID-19-Präventionskonzept kann auch ein datenschutzkonformes System zur Nachvollziehbarkeit von Kontakten wie beispielsweise ein System zur Erfassung von Anwesenheiten auf freiwilliger Basis beinhalten.“

2. Sicherstellung des 1-Meter-Mindestabstandes und Mund-Nasen-Schutzmaske

Grundsätzlich gilt, dass der Mindestabstand immer eingehalten werden muss. Die Mund-Nasen-Schutzmaske muss getragen werden, wenn der Mindestabstand von einem Meter nicht eingehalten werden kann. Zudem ist die Mund-Nasen-Schutzmaske auch zu tragen, wenn man Räumlichkeiten (Seminarraum, Restaurant etc.) betritt oder verlässt und soll erst am zugewiesenen Sitzplatz abgelegt werden. Wichtig ist, dass die Sicherheitsregeln bei der Begrüßung, aber auch während dem Event sowie beim Getränk zum Abschluss kommuniziert werden.

3. Hygiene-Maßnahmen

Zugang zu Händedesinfektion, Schutzmasken oder genügend Papier zum Abtrocknen der Hände nach der Toilette sind hier ebenso wichtig, wie die eindeutige Kennzeichnung von Trinkgläsern. Natürlich werden auch unsere Erlebnisbuilding-Aufgaben nach jedem Teilnehmer gründlich desinfiziert. Teambuilding-Angebot mit erweiterten Hygiene-Maßnahmen erstellen.

4. Lückenlose Aufzeichnung

Wer hat wann mit wem an einem Tisch gesessen oder gemeinsam bei einem interaktiven Programm teilgenommen? Für eine gute Rückverfolgung im Ernstfall verlangen die Bezirksverwaltungsbehörde eine lückenlose Aufzeichnung. Eine gute Planung hilft dabei, die Aufzeichnungen vor Ort zu minimieren.

5. Temperatur-Screening

Bei größeren Veranstaltungen wird empfohlen, dass beim Eingang ein Temperatur-Screening durchgeführt wird. Dies vermittelt nicht nur Sicherheit, sondern minimiert auch das Risiko das infizierte Teilnehmer anwesend sind. Teambuilding-Angebot mit Temperatur-Screening erstellen.

Mithilfe unseres COVID-19 Safety Guide kann man als Veranstalter dafür Sorge tragen, dass das Ansteckungsrisiko auf ein Minimum reduziert wird. All unsere Maßnahmen können bei Bedarf bei unseren Events & Workshops mitgebucht werden und wir freuen uns darauf, euch bei der Umsetzung unterstützen zu dürfen. Besonders wichtig: Umso mitreißender das Programm, umso weniger nehmen die Teilnehmer die Restriktionen und Regeln aktiv wahr. Dadurch bleibt die Veranstaltung aufgrund des Inhalts und nicht aufgrund der Rahmenbedingungen für immer in Erinnerung. Wir freuen uns auf viele unvergessliche Events & Workshops!

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