COVID EVENT SAFTY GUIDE: 10 Maßnahmen für sichere Teambuilding-Events

COVID-19 EVENT SAFETY GUIDE: 10 Maßnahmen für sichere Teambuilding-Events

Stand 6. Juli 2020 – Integriert wurden Inhalte aus Gesetzen, Erlässen, Verordnungen, Pressekonferenzen und Rundschreiben der Regierung sowie dem Roten Kreuz, die im Zusammenhang mit dem Covid-19-Virus stehen.

Sicherheit ist nicht erst seit Corona wichtig. Daher haben wir seit jeher einen umfassenden Event Safety Guide für unsere Veranstaltungen, den wir nun um die COVID-19-Bestimmungen erweitert haben. Die Rückkehr in die „neue Normalität“ läuft nun seit Wochen. Die Regierungen erlassen zahlreiche Lockerungsverordnungen, rufen aber gleichzeitig weiterhin zu Disziplin auf.  Um  sowohl den Teilnehmern als auch den Mitarbeitern sorgenfreie Events und Workshops ermöglichen zu können, haben wir verschiedene Maßnahmen getroffen, die wir euch in unserem Safety-Guide näher vorstellen möchten. Dieser Guide soll euch einen Überblick geben, was bei unseren Events & Workshops wann und wie umgesetzt wird. Damit soll die Transparenz und die Planungssicherheit gestärkt werden. Dennoch ist zu erwähnen, dass unser Guide keine Pauschallösung ist – es ist weiterhin die persönliche Entscheidung jedes einzelnen Teilnehmers gefragt, ob die Veranstaltung besucht oder gemieden wird. Insbesondere gilt dies für die Risikogruppe.

Unser Ziel ist es, die Vorschriften und Regelungen der Bundesregierung einzuhalten, um die Ansteckungsgefahr auf ein Minimum zu reduzieren und allen Beteiligten ein Gefühl von Sicherheit zu vermitteln. Gleichzeitig wollen wir aber auch Spaß transportieren, gemeinsam Teamspirit tanken und unvergessliche Erlebnisse kreieren – denn Spaß und Sicherheit müssen sich nicht gegenseitig ausschließen.

5 Maßnahmen in der Planung

Falls ihr euch hinsichtlich der Teilnehmerzahl, Regelungen oder anderen Details für euer Teamevent unsicher seid, meldet euch gerne  jederzeit bei uns – wir sind in dieser Hinsicht up-to-date und können euch eine valide Auskunft zur aktuellen Situation geben. Außerdem haben wir mittlerweile einige Post-Corona Events mit unseren Kunden durchgeführt und verfügen dahingehend auch über ausreichend Erfahrung.

Die wichtigsten Regelungen zur Veranstaltungsdurchführung und Teilnehmergröße haben wir hier für euch aufbereitet.

⚠ Update 29.06.2020

Auszug aus der überarbeiteten COVID-19-Lockerungsverordnung unter § 10 (2):

„Mit 1. Juli 2020 sind Veranstaltungen ohne zugewiesene und gekennzeichnete Sitzplätze mit mehr als 100 Personen untersagt. Mit 1. Juli 2020 sind Veranstaltungen mit zugewiesenen und gekennzeichneten Sitzplätzen in geschlossenen Räumen mit bis zu 250 Personen und im Freiluftbereich mit bis zu 500 Personen zulässig. Personen, die zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind, sind in diese Höchstzahlen nicht einzurechnen.“

Auszug aus der überarbeiteten COVID-19-Lockerungsverordnung unter § 10 (3):

„Mit 1. August 2020 sind Veranstaltungen mit zugewiesenen und gekennzeichneten Sitzplätzen in geschlossenen Räumen mit bis zu 500 Personen und im Freiluftbereich mit bis zu 750 Personen zulässig. Personen, die zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind, sind in diese Höchstzahlen nicht einzurechnen.“

Auszug aus der überarbeiteten COVID-19-Lockerungsverordnung unter § 10 (4):

„Mit 1. September 2020 sind abweichend von Abs. 3 Veranstaltungen mit zugewiesenen und gekennzeichneten Sitzplätzen in geschlossenen Räumen mit bis zu 5000 Personen und im Freiluftbereich mit bis zu 10000 Personen mit Bewilligung der für den Veranstaltungsort örtlich zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde zulässig.“

1. 100% Outdoor

Die Ansteckungsgefahr ist im Freien niedriger als in geschlossenen Räumen. Der Grund dafür liegt im Wind, bzw. die kontinuierliche Durchlüftung, sodass Aerosole schnell weggetragen werden. Demnach sollte die gesamte Veranstaltung zu 100% Outdoor geplant werden – was neben der Sicherheit auch andere Vorteile mit sich bringt. Wir waren schon vor Corona große Fans von Outdoor-Veranstaltungen. Für euch haben wir in Summe 34 Geheimtipps für Outdoor-Betriebsausflüge und Wanderungen in der Steiermark und im Umkreis von Wien zusammengestellt. Bei Schlechtwetter kann das geplante Outdoor-Event übrigens, aus gegebenen Anlass, bei uns bis zu 24h vorher kostenlos verschoben werden.

1.1. Indoor-Location

Sollte die Outdoor-Variante aus gegebenen Umständen nicht möglich sein, kann die Veranstaltung grundsätzlich auch Indoor durchgeführt werden. Es gelten prinzipiell dieselben Regeln, wie bei Outdoor-Veranstaltungen, jedoch empfiehlt es sich, bei der Locationauswahl folgende Faktoren zu berücksichtigen:

  1. Großzügige Flächen. Der Mindestabstand muss zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden.
  2. Die Räumlichkeiten verfügen über eine ausgesprochen gute Luftzirkulation.
  3. Die Location hat eine Möglichkeit zur Isolierung von Verdachtsfällen vorgesehen.

2. Das passende Programm

Bei passiven Programmpunkten, wie Vorträge, Weiterbildungen oder Präsentationen, ist der 1-Meter-Mindestabstand mit der Sitzordnung leicht einzuplanen und umzusetzen. Bei interaktiven Programmen  ist die Planung und Umsetzung etwas komplexer. Vor allem bei Teambuilding-Spielen ist die Distanz schwieriger zu gewährleisten. Daher haben wir all unsere Erlebnisbuilding-Aufgaben streng auf den 1-Meter-Mindestabstand geprüft und konnten 11 von 25 Aufgaben das 1-Meter-Mindestabstand-Siegel vergeben.

Covid-19-Safe Erlebnisbuilding-Aufgaben

Hier 4 der 11 Erlebnisbuilding-Aufgaben, bei denen der 1-Meter-Mindestabstand durchgehend eingehalten werden kann:

⚠ Update 28.05.2020

Auszug aus der COVID-19-Lockerungsverordnung unter § 10 (9):

„Kann auf Grund der Eigenart einer Schulung, Aus- und Fortbildung
1. der Mindestabstand von einem Meter zwischen Personen und/oder
2. von Personen das Tragen von einer den Mund- und Nasenbereich abdeckenden mechanischen Schutzvorrichtung nicht eingehalten werden,
ist durch sonstige geeignete Schutzmaßnahmen das Infektionsrisiko zu minimieren. Die Verpflichtung zum Tragen einer den Mund- und Nasenbereich abdeckenden mechanischen Schutzvorrichtung gilt nicht für Teilnehmer, während sie sich auf ihren Sitzplätzen aufhalten sowie für Vortragende.

3. Gastronomische Planung

Ebenso wichtig, wie die passende Programm-Planung, ist die kritische Hinterfragung bei der Verpflegung. Hier gelten folgende Richtlinien:

  1. Tische, Sitzplätze, Verabreichungsplätze und Gänge sind so zu planen, dass durchgehend 1-Meter-Mindestabstand gewährleistet ist.
  2. Gastronomie-Mitarbeiter müssen bei Kundenkontakt eine den Mund- und Nasenbereich abdeckende mechanische Schutzvorrichtung tragen.
  3. Es dürfen keine gemeinsam zu nutzende Gegenstände auf den Tischen aufgestellt werden.

4. Zusammenarbeit mit der Gesundheitsbehörde

Bei mittelgroßen und großen Veranstaltungen wird empfohlen, dass die zuständige Gesundheitsbehörde in die Planung eingebunden wird. Dies kann von einer simplen Meldung bis zur Rund-um-die-Uhr Verbindung gehen. Es empfiehlt sich über alle bisher umgesetzten und geplanten Maßnahmen genau Protokoll zu führen, um gemeinsam mit der Gesundheitsbehörde das Risiko der Veranstaltung bewerten zu können.

5. Transparenz zwischen Teilnehmer und Veranstalter

Transparenz bringt nicht nur ein Sicherheitsgefühl, sondern kann auch maßgeblich dazu beitragen, dass Risiken minimiert werden. So müssen unbedingt folgende Informationen zwischen den Teilnehmern und dem Veranstalter ausgetauscht werden.

  • Information vom Veranstalter an die Teilnehmer:

    1. Aufklärung über COVID-19-Symptome
    2. Übersichtliche Darstellung der Sicherheitsmaßnahmen
      (z.B.: Mit dem Firmenlogo bedruckte Schutzmasken liegen Vorort bereit – Angebot für bedruckte Mund-Nasen-Schutzmasken anfragen)
    3. Hinweis auf die (trotz alledem) bestehenden Risiken der Veranstaltung
  • Information der Teilnehmer an den Veranstalter:

    1. Bekanntgabe bzgl. Risikogruppe
      Ist ein Teilnehmer Teil der Risikogruppe empfehlen wir den restriktiven Ausschluss von der Veranstaltung
    2. Wurden in der Vergangenheit Risikogebiete besucht *
    3. Verspürt der Teilnehmer etwaige Symptome *

* Punkt 2. und 3. müssten kurz vor der Veranstaltung erhoben werden.

6 Vorort-Maßnahmen

Die Planung ist nur so gut, wie die Umsetzung. Deshalb müssen Sicherheitsmaßnahmen und Spielregeln für die Veranstaltung und das Miteinander klar kommuniziert werden. Damit die Sicherheitsmaßnahmen auch umgesetzt werden, gibt es bei uns neben dem Eventmanager auf Wunsch auch einen Sicherheitsbeauftragten.

1. COVID-19-Sicherheitsbeauftragter

Es ist leider menschlich, dass Teilnehmer unbewusst in gewohnte Muster zurückfallen – so kann es schnell passieren, dass der Mindestabstand nicht eingehalten wird oder auf andere schützende Maßnahmen vergessen wird. Der Sicherheitsbeauftragte ist dafür verantwortlich, dass die geplanten Maßnahmen auch wirklich umgesetzt werden. Er instruiert die Teilnehmer und kümmert sich auch um alle Bestimmungen mit Drittanbietern (Gastronomie, Location etc.). Teambuilding-Angebot mit Sicherheitsbeauftragtem erstellen.

Hygiene- & Sicherheitsbeauftragte

⚠ Update 29.06.2020

Der COVID-19-Sicherheitsbeauftragte ist bei Veranstaltungen über 100 Personen und ab 1. August bei Veranstaltungen über 200 Personen verpflichtet und hat ein COVID-19-Präventionskonzept vorzulegen, welches stichprobenartig von der Bezirksverwaltungsbehörde kontrolliert wird.

Dies Konzept muss folgende Punkte beinhalten:

  1. Schulung der Mitarbeiter
  2. Regelungen zur Steuerung der Besucherströme
  3. Spezifische Hygienevorgaben
  4. Regelungen zum Verhalten bei Auftreten einer SARS-CoV-2-Infektion
  5. Regelungen betreffend die Nutzung sanitärer Einrichtungen
  6. Regelungen betreffend die Verabreichung von Speisen und Getränken.

2. Sicherstellung des 1-Meter-Mindestabstandes und Mund-Nasen-Schutzmaske

Grundsätzlich gilt weiterhin bei Veranstaltungen, dass man zu Personen, die nicht im gleichen Haushalt leben oder zur gleichen Besuchergruppe gehören, stets den Mindestabstand von 1 Meter einhalten muss. Die Mund-Nasen-Schutzmaske muss seit 15. Mai nicht mehr getragen werden. Wichtig ist, dass die Sicherheitsregeln bei der Begrüßung, aber auch während dem Event sowie beim Getränk zum Abschluss kommuniziert werden. Weitere Infos findet ihr hier.

⚠ Update 29.06.2020

Indoor-Events mit zugewiesenen und gekennzeichneten Sitzplätzen: Nur während dem Sitzen, auf dem zugewiesenen Sitzplatz, muss keine den Mund- und Nasenbereich abdeckende mechanische Schutzvorrichtung getragen werden.

Wer sich jedoch durch das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzmaske wohler und sicherer fühlt, ist herzlich dazu eingeladen. Auch unsere Teamtrainer und Erlebnisbuilder werden Schutzmasken tragen, wenn sie bei vereinzelten Aufgaben den Mindestabstand nicht immer zu 100% einhalten können.

3. Hygiene-Maßnahmen

Zugang zu Händedesinfektion, Schutzmasken oder genügend Papier zum Abtrocknen der Hände nach der Toilette sind hier ebenso wichtig, wie die eindeutige Kennzeichnung von Trinkgläsern. Natürlich werden auch unsere Erlebnisbuilding-Aufgaben nach jedem Teilnehmer gründlich desinfiziert. Teambuilding-Angebot mit erweiterten Hygiene-Maßnahmen erstellen.

4. Lückenlose Aufzeichnung

Wer hat wann mit wem an einem Tisch gesessen oder gemeinsam bei einem interaktiven Programm teilgenommen? Für eine gute Rückverfolgung im Ernstfall verlangen die Behörden eine lückenlose Aufzeichnung. Eine gute Planung hilft dabei, die Aufzeichnungen Vorort zu minimieren.

5. Temperatur-Screening

Bei mittelgroßen und großen Veranstaltungen wird empfohlen, dass beim Eingang ein Temperatur-Screening durchgeführt wird. Dies vermittelt nicht nur Sicherheit, sondern minimiert auch das Risiko das infizierte Teilnehmer anwesend sind. Teambuilding-Angebot mit Temperatur-Screening erstellen.

6. Stimmungs-Bänder

Eine innovative Idee, um bei größeren Veranstaltung die individuelle Einstellung jedes einzelnen Teilnehmers klar für alle darzustellen, ist die Verwendung von farblichen Armbändern. Mithilfe dieser verschiedenen Farben (grün, gelb, rot) wissen die Teilnehmer, inwieweit die anderen Social Distancing betreiben möchten (grün = weniger, rot = sehr streng) und können sich dementsprechend respektvoll verhalten.

Auch bei kleineren Events können die farblichen Bänder Mitgliedern einer Besuchergruppe dabei helfen, Klarheit über die Social-Distancing-Bedürfnisse jedes einzelnen zu gewinnen und sich passend zu verhalten.

Mithilfe unseres COVID-19 Safety Guide kann man als Veranstalter dafür Sorge tragen, dass das Ansteckungsrisiko auf ein Minimum reduziert wird. All unsere Maßnahmen können bei Bedarf bei unseren Events & Workshops mitgebucht werden und wir freuen uns darauf, euch bei der Umsetzung unterstützen zu dürfen. Besonders wichtig: Umso mitreißender das Programm, umso weniger nehmen die Teilnehmer die Restriktionen und Regeln aktiv wahr. Dadurch bleibt die Veranstaltung aufgrund des Inhalts und nicht aufgrund der Rahmenbedingungen für immer in Erinnerung. Wir freuen uns auf viele unvergessliche Events & Workshops!

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